Wypowiedzenie umowy o pracę wysłane pocztą – od kiedy się liczy?

Wypowiedzenie umowy o pracę wysłane pocztą liczy się od dnia, w którym adresat miał realną możliwość zapoznania się z jego treścią. Przy odbiorze listu będzie to data odbioru. Jeżeli przesyłka nie zostanie podjęta, zwykle przyjmuje się skutek doręczenia po upływie terminu odbioru po drugim awizo, czyli 7. dnia od drugiego awizowania. Dni liczy się kalendarzowo, razem z sobotami, niedzielami i świętami.

Kiedy wypowiedzenie wysłane pocztą jest skuteczne?

Podstawą jest art. 61 § 1 Kodeksu cywilnego, stosowany w prawie pracy na podstawie art. 300 Kodeksu pracy. Oświadczenie woli jest złożone wtedy, gdy dotrze do adresata w taki sposób, że ten mógł zapoznać się z jego treścią. Nie trzeba więc wykazywać, że pracownik faktycznie przeczytał pismo. Wystarczy realna możliwość zapoznania się z nim.

Jeżeli pracownik odbierze list polecony, decyduje data potwierdzonego odbioru. Skutek może powstać także wtedy, gdy adresat odmawia przyjęcia przesyłki, ponieważ odmowa oznacza, że miał możliwość poznania treści pisma, lecz z niej nie skorzystał.

W przypadku nieodebrania listu stosuje się tzw. fikcję doręczenia. W typowym obrocie pocztowym przesyłka czeka na odbiór przez 14 dni. Operator pozostawia pierwsze awizo, a po upływie kolejnych 7 dni – drugie. Po następnych 7 dniach uznaje się, że adresat miał możliwość odebrania pisma.

Chronologia awizowania wygląda następująco:

• Pierwsze awizo – od tego dnia biegnie pierwszy 7-dniowy okres odbioru.
• Drugie awizo – rozpoczyna się kolejny okres, również obejmujący 7 dni.
• Upływ terminu odbioru – jeżeli przesyłka nadal nie została odebrana, przyjmuje się skutek doręczenia.
• Dzień skuteczności – co do zasady jest to 7. dzień od drugiego awizowania, czyli 14. dzień liczony od pierwszego awiza zgodnie z dokumentacją operatora.

W takim przypadku pracownik może próbować wykazać, że obiektywnie nie mógł odebrać przesyłki, na przykład z powodu dłuższej nieobecności pod adresem, braku awiza albo innej niezależnej przeszkody. Samo celowe nieodebranie listu nie przesuwa jednak skutku doręczenia.

Data skutecznego doręczenia w różnych sytuacjach

Przy ustalaniu daty należy opierać się na potwierdzeniu odbioru, informacjach z systemu śledzenia przesyłki oraz adnotacjach operatora pocztowego. Sama data nadania listu nie jest datą doręczenia.

Jak wyrok Sądu Najwyższego wpływa na fikcję doręczenia?

W wyroku z 8 sierpnia 2023 r., sygn. I PSKP 21/22, Sąd Najwyższy przyjął, że doręczenie listu zawierającego oświadczenie woli może nastąpić najpóźniej następnego dnia po awizowaniu, jeżeli pracownik miał realną możliwość odebrania przesyłki, lecz celowo zwlekał. Taka interpretacja ogranicza możliwość swobodnego wybierania przez pracownika dowolnego dnia odbioru w okresie awizowania.

Nieodebranie przesyłki nie zawsze oznacza, że skuteczne doręczenie nastąpi dopiero po pełnym okresie awizowania. Znaczenie ma to, czy adresat rzeczywiście miał możliwość odebrania pisma.

Nie oznacza to jednak, że każdy przypadek nieodebrania listu automatycznie prowadzi do doręczenia następnego dnia po pierwszym awizo. W praktyce nadal istotne są okoliczności konkretnej sprawy, w tym prawidłowość awizowania i ewentualne przeszkody uniemożliwiające odbiór. Orzecznictwo w tym zakresie nie daje podstaw do pomijania standardowego terminu wynikającego z drugiego awiza bez analizy faktów.

Data doręczenia ma szczególne znaczenie przy rozwiązaniu umowy bez wypowiedzenia, ponieważ pracodawca musi zachować ustawowy termin na złożenie takiego oświadczenia. Wpływa też na początek okresu wypowiedzenia, a więc na dzień zakończenia stosunku pracy.

Co decyduje o rozpoczęciu biegu wypowiedzenia?

O rozpoczęciu biegu okresu wypowiedzenia decydują przede wszystkim:

• data faktycznego odbioru przesyłki przez adresata,
• data odmowy przyjęcia listu,
• data upływu terminu odbioru po drugim awizo,
• to, czy adresat miał rzeczywistą możliwość zapoznania się z treścią pisma.

Okres wypowiedzenia liczony w tygodniach albo miesiącach kończy się według reguł określonych w Kodeksie pracy. Dlatego nawet jednodniowe przesunięcie skutecznego doręczenia pod koniec miesiąca może spowodować, że umowa rozwiąże się dopiero z końcem kolejnego miesiąca. W przypadku wypowiedzenia wysłanego przez pracownika do pracodawcy obowiązuje ta sama zasada: liczy się dzień, w którym pracodawca mógł zapoznać się z pismem, a nie data nadania listu.

Jak udokumentować doręczenie wypowiedzenia?

Pracodawca powinien wysłać pismo na ostatni znany adres pracownika, najlepiej przesyłką rejestrowaną za potwierdzeniem odbioru. Należy zachować kopię wypowiedzenia, dowód nadania, zwrotne potwierdzenie odbioru oraz informacje o statusie przesyłki.

Przydatne jest także zapisanie dat pierwszego i drugiego awiza. Jeżeli dojdzie do sporu, te dokumenty pozwalają ustalić, kiedy pracownik mógł odebrać przesyłkę i od którego dnia należy liczyć okres wypowiedzenia.

Najbezpieczniej przyjąć, że decyduje nie data sporządzenia ani nadania pisma, lecz moment jego skutecznego doręczenia. Przy nieodebranej przesyłce trzeba uwzględnić regułę fikcji doręczenia, ale także sprawdzić, czy adresat nie miał obiektywnej przeszkody w odbiorze.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W sprawie sporu dotyczącego daty doręczenia lub terminu rozwiązania umowy warto skonsultować dokumenty z prawnikiem.