Wniosek o urlop ojcowski wraz z załącznikami przechowuje się w części B akt osobowych pracownika. Dotyczy to także kopii aktu urodzenia dziecka dołączonej do wniosku. Taki sposób postępowania wynika z § 3 pkt 2 lit. m rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej, które wymienia dokumenty związane z korzystaniem z urlopu ojcowskiego wśród dokumentów gromadzonych w części B.
Gdzie przechowywać wniosek o urlop ojcowski?
Część B akt osobowych obejmuje dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy oraz jego przebiegiem, w tym dokumentację dotyczącą uprawnień rodzicielskich. Właśnie tam należy wpiąć wniosek o urlop ojcowski i dokumenty dołączone do niego.
Załącznikiem może być skrócony odpis aktu urodzenia dziecka, zagraniczny akt urodzenia albo kopia takiego dokumentu. Kopia aktu urodzenia stanowi część dokumentacji związanej z wnioskiem, dlatego przechowuje się ją razem z nim w części B akt osobowych.
Czy pracodawca może zatrzymać oryginał aktu urodzenia?
Nie. Pracodawca nie może wymagać przekazania oryginału aktu urodzenia na własność. Dokument może zostać przedstawiony do wglądu, aby pracodawca mógł potwierdzić zgodność kopii z oryginałem.
W praktyce należy postąpić w następujący sposób:
- pracownik okazuje oryginał aktu urodzenia dziecka do wglądu,
- pracodawca sporządza kopię dokumentu i potwierdza jej zgodność z oryginałem,
- kopię aktu urodzenia dołącza się do wniosku i przechowuje w części B akt osobowych,
- oryginał aktu urodzenia zwraca się pracownikowi.
Nie należy więc przechowywać oryginału aktu urodzenia w dokumentacji pracodawcy. Wyjątek od ogólnej zasady nieprzechowywania aktów stanu cywilnego wynika tutaj z przepisów dotyczących dokumentacji związanej z urlopami rodzicielskimi, w tym urlopem ojcowskim, które pozwalają na przechowywanie kopii dokumentu jako załącznika do wniosku.
Gdzie przechowywać inne wnioski urlopowe?
Nie wszystkie wnioski dotyczące urlopów trafiają do akt osobowych. Decydujące znaczenie ma rodzaj uprawnienia:
| Rodzaj dokumentu | Miejsce przechowywania |
|---|---|
| Wniosek o urlop ojcowski | Część B akt osobowych |
| Wniosek o urlop rodzicielski | Część B akt osobowych |
| Wniosek o urlop wychowawczy | Część B akt osobowych |
| Wniosek o urlop wypoczynkowy | Dokumentacja odrębna, w tym dokumentacja urlopowa |
Najważniejsza zasada jest prosta: wniosek o urlop ojcowski i kopię aktu urodzenia dziecka przechowuje się w części B akt osobowych, natomiast oryginał aktu pracodawca jedynie ogląda i zwraca pracownikowi.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej.
