Urlop bezpłatny można udzielić wyłącznie na pisemny wniosek pracownika, ale pracodawca nie ma obowiązku go zaakceptować. Decyzja należy do niego, a odmowa nie wymaga uzasadnienia i nie można się od niej odwołać. Zasady te wynikają przede wszystkim z art. 174 Kodeksu pracy.
Czym jest urlop bezpłatny?
W czasie urlopu bezpłatnego pracownik nie świadczy pracy i nie otrzymuje wynagrodzenia, ale umowa o pracę nadal obowiązuje. Urlop może trwać przez okres uzgodniony przez strony, ponieważ Kodeks pracy nie określa jego ogólnego maksymalnego wymiaru.
Inicjatywa co do zasady należy do pracownika. Do rozpoczęcia procedury potrzebny jest pisemny wniosek o urlop bezpłatny, w którym należy wskazać planowany termin. Pracownik nie ma jednak roszczenia o udzielenie urlopu. Pracodawca może zgodzić się na wolne albo odmówić, także bez podawania przyczyny.
Odmowa nie jest decyzją administracyjną ani wypowiedzeniem. Przepisy nie przewidują odwołania do sądu pracy tylko dlatego, że pracodawca nie zaakceptował wniosku. Nie oznacza to jednak, że odmowa może wynikać z dyskryminacji lub naruszać zasadę równego traktowania.
Kiedy pracownik może złożyć wniosek?
Przepisy nie wymagają wystąpienia konkretnej przyczyny. Pracownik może zawnioskować o urlop w związku z prywatnymi, rodzinnymi, edukacyjnymi lub zawodowymi planami. Najczęściej chodzi o:
- ważne sprawy osobiste i rodzinne, takie jak przeprowadzka, remont lub konieczność wsparcia bliskiej osoby;
- udział w kursie, studiach, egzaminach albo inną formę kształcenia;
- czasowe zaangażowanie w wolontariat, projekt społeczny lub twórczy;
- pracę u innego pracodawcy, jeżeli zostaną spełnione szczególne warunki określone w art. 1741 Kodeksu pracy.
Podanie powodu nie jest obowiązkowe. Rzeczowe uzasadnienie może jednak ułatwić pracodawcy ocenę wniosku, zwłaszcza gdy nieobecność wymaga zorganizowania zastępstwa. Nie zmienia to uznaniowego charakteru decyzji. Pracodawca może odmówić nawet wtedy, gdy powód jest ważny z punktu widzenia pracownika.
Pracodawca nie może natomiast samodzielnie nakazać pracownikowi przejścia na zwykły urlop bezpłatny. Nie może też zmusić go do wykorzystania urlopu wypoczynkowego zamiast udzielenia urlopu bezpłatnego. Może odmówić wnioskowanego urlopu, ale wybór innej podstawy nieobecności wymaga spełnienia właściwych warunków.
Jakie są skutki urlopu bezpłatnego?
Najważniejszą konsekwencją jest brak wynagrodzenia za cały okres urlopu. W tym czasie pracownik co do zasady nie podlega ubezpieczeniom społecznym, więc pracodawca nie nalicza składek emerytalnych, rentowych ani chorobowych. Okres ten nie wlicza się także do stażu pracy, od którego zależą uprawnienia pracownicze.
Granica 30 dni ma znaczenie przede wszystkim dla ubezpieczenia zdrowotnego i wymiaru urlopu wypoczynkowego. Przy ocenie urlopu wypoczynkowego znaczenie może mieć łączny okres urlopu bezpłatnego w danym roku kalendarzowym, a nie tylko jeden nieprzerwany urlop.
| Obszar | Urlop do 30 dni | Urlop powyżej 30 dni |
|---|---|---|
| Wynagrodzenie | Brak wynagrodzenia za cały okres | Brak wynagrodzenia za cały okres |
| Ubezpieczenia społeczne i składki ZUS | Brak podlegania ubezpieczeniom z tytułu zatrudnienia w czasie urlopu | Brak podlegania ubezpieczeniom z tytułu zatrudnienia w czasie urlopu |
| Ubezpieczenie zdrowotne | Po rozpoczęciu urlopu trzeba uwzględnić zasady dotyczące zachowania prawa do świadczeń | Po upływie 30 dni może powstać przerwa w ubezpieczeniu zdrowotnym, chyba że pracownik zostanie zgłoszony z innego tytułu |
| Urlop wypoczynkowy | Sam okres do 30 dni nie powoduje proporcjonalnego obniżenia wymiaru z tego powodu | Nieobecność przekraczająca miesiąc w roku może skutkować proporcjonalnym obniżeniem wymiaru |
| Staż pracy | Okres urlopu nie wlicza się do stażu uprawniającego do świadczeń pracowniczych | Okres urlopu nie wlicza się do tego stażu |
Przed dłuższym urlopem trzeba więc sprawdzić, czy pracownik będzie miał inne źródło ubezpieczenia zdrowotnego, na przykład zgłoszenie jako członek rodziny. Sam fakt pozostawania w stosunku pracy nie oznacza w tym okresie prawa do wynagrodzenia ani naliczania składek.
Praca u innego pracodawcy i odwołanie z urlopu
Urlop bezpłatny może służyć czasowemu wykonywaniu pracy u innego pracodawcy, ale jest to szczególny tryb. Wymaga pisemnej zgody pracownika oraz porozumienia między pracodawcami. Podstawę stanowi art. 1741 Kodeksu pracy.
Nie można natomiast wykorzystywać urlopu bezpłatnego jako sposobu na dalsze wykonywanie tych samych obowiązków u dotychczasowego pracodawcy bez wynagrodzenia. Jeżeli pracownik nadal faktycznie wykonuje pracę, sama nazwa „urlop bezpłatny” nie przesądza o charakterze relacji.
Pracodawca może odwołać pracownika z urlopu trwającego dłużej niż trzy miesiące, jeśli w odpowiedzi na wniosek zastrzegł taką możliwość i wystąpią ważne przyczyny. Przy urlopie krótszym niż trzy miesiące wcześniejszy powrót wymaga co do zasady porozumienia stron.
Pracodawca może odmówić udzielenia urlopu bezpłatnego, ale nie może jednostronnie wysłać pracownika na taki urlop w zwykłym trybie.
Urlop bezpłatny jest więc rozwiązaniem zależnym od zgody pracodawcy, a nie uprawnieniem, którego pracownik może domagać się w każdym przypadku. Przed złożeniem wniosku trzeba uwzględnić brak wynagrodzenia, przerwę w ubezpieczeniach oraz możliwe zmniejszenie urlopu wypoczynkowego przy dłuższej nieobecności.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W sprawie indywidualnej sytuacji pracowniczej warto skonsultować się z prawnikiem lub Państwową Inspekcją Pracy.
