Umowę na zastępstwo można zawierać więcej niż trzy razy, a łączny okres zatrudnienia na jej podstawie może przekroczyć 33 miesiące. Wynika to z wyłączenia przewidzianego w art. 251 § 4 pkt 1 Kodeksu pracy.
Czy umowa na zastępstwo ma limit liczby i czasu trwania?
Nie. Przepisy nie wprowadzają ani maksymalnej liczby umów na zastępstwo zawieranych z tym samym pracownikiem, ani maksymalnego łącznego okresu ich trwania. Nie stosuje się więc standardowych ograniczeń dotyczących umów o pracę na czas określony, czyli limitu 33 miesięcy i trzech umów.
Zgodnie z art. 251 § 4 pkt 1 Kodeksu pracy limit z § 1 nie obejmuje umów zawartych w celu zastępstwa pracownika podczas jego usprawiedliwionej nieobecności w pracy. Jeżeli nieobecność nadal trwa, pracodawca może zawrzeć z tą samą osobą kolejną umowę na zastępstwo albo kontynuować zatrudnienie na podstawie umowy odpowiadającej aktualnej sytuacji.
Dlaczego umowa na zastępstwo jest traktowana inaczej?
Umowa na zastępstwo jest umową o pracę na czas określony, ale jej zawarcie ma konkretny cel. Chodzi o tymczasowe przejęcie obowiązków pracownika, który jest nieobecny z usprawiedliwionej przyczyny. Czas tej nieobecności może być trudny do przewidzenia, dlatego sztywne limity nie zawsze odpowiadałyby rzeczywistym potrzebom pracodawcy.
Przykładowymi przyczynami uzasadniającymi zawarcie takiej umowy są:
- Długotrwała choroba pracownika.
- Urlop macierzyński.
- Urlop rodzicielski.
- Urlop wychowawczy.
- Urlop bezpłatny.
W przypadku zwykłej umowy na czas określony przekroczenie limitu trzech umów albo 33 miesięcy może prowadzić do przekształcenia zatrudnienia w umowę na czas nieokreślony. Przy umowie na zastępstwo te ograniczenia nie działają, o ile umowa rzeczywiście służy zastępowaniu konkretnego pracownika podczas jego usprawiedliwionej nieobecności.
Jak określić czas trwania umowy na zastępstwo?
Termin obowiązywania umowy można sformułować na dwa sposoby:
- Wskazanie konkretnej daty końcowej – umowa obowiązuje od określonego dnia do określonego dnia. Jeżeli nieobecność zastępowanego pracownika się przedłuży, konieczne może być zawarcie aneksu albo kolejnej umowy.
- Wskazanie zdarzenia przyszłego – umowa obowiązuje do dnia zakończenia usprawiedliwionej nieobecności zastępowanego pracownika lub jego powrotu do pracy. Taki zapis lepiej odpowiada celowi umowy i zwykle jest wygodniejszy organizacyjnie.
Przykładowe określenie terminu może brzmieć: „umowa zostaje zawarta od dnia wskazanego w umowie do dnia powrotu zastępowanego pracownika do pracy”. W tym wariancie nie trzeba przewidywać dokładnej daty, która może okazać się niemożliwa do ustalenia w chwili podpisywania dokumentu.
Powrót zastępowanego pracownika albo ustanie przyczyny jego usprawiedliwionej nieobecności co do zasady oznacza zakończenie umowy zawartej na czas zastępstwa. Jeżeli pracodawca określił umowę konkretną datą, a nieobecność przedłużyła się, może być potrzebne formalne przedłużenie zatrudnienia.
Jakie prawa ma pracownik na zastępstwie?
Brak limitu 33 miesięcy i trzech umów nie oznacza, że pracownik ma słabszy status. Umowa na zastępstwo pozostaje pełnoprawną umową o pracę. Pracownikowi przysługują między innymi uprawnienia urlopowe, a okres zatrudnienia wlicza się do stażu pracy.
Jeżeli po rozwiązaniu umowy pozostanie niewykorzystany urlop wypoczynkowy, pracodawca powinien wypłacić ekwiwalent, o ile nie doszło do wykorzystania urlopu w innym trybie.
Osobna zasada dotyczy ciąży. Art. 177 § 31 Kodeksu pracy wyłącza stosowanie przedłużenia umowy do dnia porodu w przypadku umowy zawartej w celu zastępstwa pracownika podczas jego usprawiedliwionej nieobecności. Sam fakt ciąży pracownicy zatrudnionej na zastępstwo nie powoduje więc automatycznego przedłużenia umowy do dnia porodu.
W praktyce najważniejsze jest prawidłowe wskazanie celu zatrudnienia. Jeżeli umowa faktycznie dotyczy zastępowania nieobecnego pracownika, można zawierać ją wielokrotnie i na okres dłuższy niż 33 miesiące. Nie obowiązuje tu limit trzech umów ani limit łącznego czasu zatrudnienia.
Artykuł dotyczy ogólnych zasad wynikających z Kodeksu pracy. W przypadku nietypowego stanu faktycznego, zwłaszcza sporu dotyczącego celu zawarcia umowy, warto skonsultować dokumenty ze specjalistą prawa pracy.
