Od 27 stycznia 2026 r. ekwiwalent za niewykorzystany urlop wypoczynkowy wypłaca się w najbliższym terminie wypłaty wynagrodzenia obowiązującym u pracodawcy. Jeżeli ten termin przypada później niż 10 dni od zakończenia umowy, pracodawca musi wypłacić ekwiwalent najpóźniej w ciągu 10 dni od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.
Kiedy wypłacany jest ekwiwalent po zmianie przepisów?
Zasady wynikają z nowelizacji art. 171 Kodeksu pracy, w szczególności z dodanego § 4. Ekwiwalent jest należny, gdy stosunek pracy kończy się, a pracownik ma niewykorzystany urlop. Obowiązek powstaje z mocy prawa, dlatego pracownik nie musi składać osobnego wniosku o wypłatę.
Głównym terminem jest najbliższa wypłata wynagrodzenia. Ustawodawca wprowadził jednak granicę ochronną dla pracownika. Jeżeli zwykły termin płacowy przypada później niż 10 dni od zakończenia zatrudnienia, ekwiwalent trzeba wypłacić w tym dziesięciodniowym terminie. Roszczenie staje się wymagalne w dniu, w którym zgodnie z tymi zasadami pracodawca powinien spełnić świadczenie.
Jak ustalić datę wypłaty w praktyce?
Trzeba porównać datę zakończenia umowy z terminem wypłaty wynagrodzeń przyjętym u danego pracodawcy. Znaczenie ma także to, czy termin płacowy mieści się w ciągu 10 dni od ustania zatrudnienia:
| Scenariusz | Wypłata w terminie płacowym | Wypłata w ciągu 10 dni |
|---|---|---|
| Umowa kończy się krótko przed standardowym terminem wypłaty | Ekwiwalent może zostać wypłacony razem z wynagrodzeniem w najbliższym terminie płacowym. | Nie trzeba stosować wcześniejszej wypłaty, jeżeli termin płacowy przypada nie później niż 10 dni od zakończenia umowy. |
| Umowa kończy się w połowie miesiąca, a wypłata przypada pod koniec kolejnego miesiąca | Sam termin płacowy jest zbyt odległy. | Ekwiwalent trzeba wypłacić najpóźniej w 10. dniu od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy. |
Przykładowo, jeżeli umowa kończy się 15 maja, a wynagrodzenie jest wypłacane 10 czerwca, pracodawca nie może czekać do tej daty. Ekwiwalent powinien trafić do pracownika najpóźniej 25 maja. Jeżeli natomiast umowa kończy się 28 maja, a najbliższa wypłata przypada 10 czerwca, ten termin mieści się w ustawowych 10 dniach.
Nowe przepisy zmieniły wcześniejszą praktykę, zgodnie z którą często przyjmowano, że ekwiwalent powinien zostać wypłacony już w ostatnim dniu zatrudnienia. Od 27 stycznia 2026 r. nie zawsze jest to konieczne, o ile pracodawca zachowa właściwy termin płacowy i dziesięciodniowy limit.
Kiedy ekwiwalent nie jest wypłacany?
Ekwiwalent przysługuje przy rozwiązaniu albo wygaśnięciu stosunku pracy, niezależnie od przyczyny zakończenia umowy. Nie wypłaca się go jednak, gdy zatrudnienie jest bezpośrednio kontynuowane u tego samego pracodawcy i strony uzgodnią wykorzystanie urlopu w ramach kolejnej umowy:
- Kontynuacja zatrudnienia – po zakończeniu jednej umowy pracownik zawiera z tym samym pracodawcą kolejną umowę bez przerwy.
- Przeniesienie urlopu – strony zgodnie postanawiają, że niewykorzystane dni zostaną wykorzystane w naturze podczas dalszego zatrudnienia.
- Udokumentowane ustalenie – dla celów dowodowych warto potwierdzić uzgodnienie w piśmie, wiadomości e-mail albo dokumentacji kadrowej.
- Brak podwójnego rozliczenia – pracownik nie może jednocześnie zachować urlopu i otrzymać za niego ekwiwalentu.
Jeżeli kolejna umowa nie zostaje zawarta albo między umowami występuje przerwa, urlop należy rozliczyć przy zakończeniu stosunku pracy, wypłacając ekwiwalent za niewykorzystaną część.
Co zrobić, gdy pracodawca nie wypłacił ekwiwalentu?
Brak wypłaty w terminie oznacza niewykonanie obowiązku pracodawcy. Pracownik może podjąć następujące działania:
- Wysłać pisemne wezwanie do zapłaty z określeniem należnej kwoty i terminu uregulowania świadczenia.
- Złożyć skargę do Państwowej Inspekcji Pracy, jeżeli pracodawca nie reaguje albo odmawia wypłaty.
- Wystąpić z pozwem do sądu pracy o zapłatę ekwiwalentu, a w razie opóźnienia także należnych odsetek.
Roszczenie o ekwiwalent za urlop co do zasady przedawnia się po 3 latach od dnia, w którym stało się wymagalne. Nie warto jednak czekać z reakcją, ponieważ szybkie wezwanie ułatwia wyjaśnienie błędu i zgromadzenie dokumentów dotyczących zatrudnienia oraz wykorzystanego urlopu.
Po zakończeniu umowy pracownik nie musi składać wniosku o ekwiwalent. Pracodawca powinien wypłacić go w najbliższym terminie wynagrodzenia, z zachowaniem maksymalnego terminu 10 dni od ustania zatrudnienia.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu dotyczącego terminu lub wysokości ekwiwalentu warto skonsultować sprawę z prawnikiem albo Państwową Inspekcją Pracy.
