Wniosek urlopowy nie ma jednego urzędowego wzoru. Możesz złożyć go na formularzu pracodawcy albo w innej zaakceptowanej przez firmę formie, podając dane pracownika i pracodawcy, rodzaj urlopu, termin oraz liczbę dni roboczych.
Jakie informacje musi zawierać wniosek urlopowy?
Wniosek urlopowy rozpoczyna procedurę udzielenia wolnego. Prawo pracy nie narzuca jego szaty graficznej, ale dokument powinien jednoznacznie wskazywać, kto, o jaki urlop i w jakim terminie występuje. W firmie może obowiązywać formularz papierowy, system kadrowy albo forma elektroniczna.
Co wpisać we wniosku urlopowym?
Poszczególne rubryki uzupełnij w następujący sposób:
| Element wniosku | Co dokładnie wpisać |
|---|---|
| Dane pracownika | Imię i nazwisko oraz stanowisko, a jeśli firma tego wymaga, także dział lub numer pracownika. |
| Dane pracodawcy | Pełną nazwę pracodawcy, ewentualnie nazwę jednostki organizacyjnej lub adres. |
| Rodzaj urlopu | Wskaż, czy chodzi o urlop wypoczynkowy, urlop na żądanie, urlop bezpłatny albo inny rodzaj wolnego. |
| Termin urlopu | Podaj dokładną datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu, na przykład od 12 do 16 sierpnia. |
| Liczba dni | Wpisz liczbę dni urlopu przypadających na dni pracy zgodnie z grafikiem lub rozkładem czasu pracy. |
| Rok, za który przysługuje urlop | Wskaż rok kalendarzowy, z którego ma zostać wykorzystana pula urlopowa. |
| Miejsce i data złożenia | Wpisz miejscowość oraz dzień przekazania dokumentu pracodawcy. |
| Podpis pracownika | Złóż podpis odręczny albo zastosuj sposób autoryzacji wymagany w elektronicznym systemie firmy. |
Przy urlopie bezpłatnym należy wskazać dokładny okres, którego dotyczy wniosek. Taki urlop wymaga pisemnego wniosku pracownika, zgodnie z art. 174 Kodeksu pracy. W przypadku zwykłego urlopu wypoczynkowego szczegółowa forma zależy od procedur przyjętych u pracodawcy.
Jak złożyć wniosek i policzyć dni urlopu?
Samo wysłanie wniosku nie oznacza jeszcze automatycznej zgody na nieobecność. Termin urlopu powinien zostać zaakceptowany przez pracodawcę, który bierze pod uwagę organizację pracy i konieczność zapewnienia ciągłości wykonywania obowiązków.
Przy składaniu dokumentu zwróć uwagę na następujące zasady:
- Wpisuj tylko dni robocze – do wymiaru urlopu nie dolicza się sobót, niedziel ani świąt, jeśli nie są one dla Ciebie dniami pracy.
- Złóż wniosek możliwie wcześnie, szczególnie gdy planujesz dłuższą nieobecność albo urlop w popularnym terminie.
- Dostosuj formę dokumentu do zasad obowiązujących w firmie, na przykład systemu HR, wiadomości e-mail albo formularza papierowego.
- Nie rozpoczynaj urlopu bez potwierdzenia akceptacji, chyba że wewnętrzna procedura firmy przewiduje inną organizację zgłoszeń.
- Przy urlopie na żądanie zastosuj tryb zgłoszenia obowiązujący dla tego rodzaju urlopu, zamiast traktować go jak zwykły wniosek planowany z wyprzedzeniem.
Wniosek na jeden dzień może dotyczyć zwykłego urlopu wypoczynkowego. Nie trzeba w takiej sytuacji korzystać z urlopu na żądanie, jeśli pracownik chce wykorzystać dzień z przysługującej mu puli i uzyska zgodę pracodawcy.
Czy wniosek jest gotowy do wysłania?
Przed przekazaniem dokumentu sprawdź, czy zawiera wszystkie informacje potrzebne do rozpatrzenia:
- Czy podałeś poprawną datę rozpoczęcia i zakończenia urlopu?
- Czy wskazałeś właściwy rodzaj urlopu?
- Czy liczba obejmuje wyłącznie dni robocze?
- Czy zaznaczyłeś rok, za który wykorzystujesz urlop?
- Czy dodałeś datę złożenia i podpis albo wysłałeś wniosek z autoryzowanego konta?
- Czy otrzymałeś akceptację pracodawcy przed rozpoczęciem nieobecności?
Najważniejsze jest dokładne podanie terminu i wymiaru urlopu oraz zastosowanie firmowej procedury. Przepisy nie wymagają jednego formularza, ale urlop powinien zostać uzgodniony z pracodawcą, a wniosek musi pozwalać jednoznacznie ustalić zakres planowanej nieobecności.
