Wniosek o urlop macierzyński i rodzicielski składa się pracodawcy, nie bezpośrednio do ZUS. Jeśli chcesz otrzymywać uśredniony zasiłek w wysokości 81,5% podstawy wymiaru, złóż wniosek o wypłatę świadczenia za oba okresy w ciągu 21 dni od porodu. Po tym terminie obowiązuje zwykle wariant 100% zasiłku za urlop macierzyński i 70% za rodzicielski.

Co powinien zawierać wniosek?

Nie ma jednego uniwersalnego formularza, który pasowałby do każdej sytuacji. Wniosek może mieć formę papierową albo elektroniczną, ale powinien jasno wskazywać, o jakie uprawnienia występuje pracownik. W treści umieść:

  • Dane pracownika – imię, nazwisko oraz dane kontaktowe lub identyfikacyjne wymagane przez pracodawcę.
  • Dane pracodawcy – nazwa firmy i adres.
  • Dane dziecka – imię i nazwisko, jeśli zostało nadane, oraz datę urodzenia. Przy porodzie mnogim wpisz dane wszystkich dzieci.
  • Rodzaj urlopu – urlop macierzyński, a także urlop rodzicielski, jeśli ma rozpocząć się bezpośrednio po nim.
  • Okres korzystania z urlopu – pełny wymiar albo konkretne daty rozpoczęcia i zakończenia.
  • Oświadczenie o zamiarze korzystania z urlopu oraz informację o tym, czy drugi rodzic będzie korzystał z urlopu rodzicielskiego.

Wniosek o urlop składany pracodawcy trzeba odróżnić od dokumentów zasiłkowych. Pracodawca przekazuje do ZUS własną dokumentację, między innymi druk Z-3. Pracownik powinien jednak dostarczyć dokumenty potrzebne do ustalenia prawa do świadczenia.

Termin 21 dni a wysokość zasiłku

Najważniejszy termin liczony jest od dnia porodu. W ciągu 21 dni trzeba złożyć pisemny wniosek o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres odpowiadający urlopowi macierzyńskiemu oraz urlopowi rodzicielskiemu w części przysługującej danemu rodzicowi.

Termin złożenia wniosku Wysokość zasiłku za urlop macierzyński Wysokość zasiłku za urlop rodzicielski
W ciągu 21 dni od porodu 81,5% podstawy wymiaru 81,5% podstawy wymiaru za okres objęty wnioskiem
Po upływie 21 dni 100% podstawy wymiaru 70% podstawy wymiaru
Nieprzenoszalne 9 tygodni drugiego rodzica Nie dotyczy 70% podstawy wymiaru

Wariant 81,5% oznacza równą, uśrednioną wypłatę w okresie objętym wnioskiem. Wariant po terminie daje wyższy zasiłek podczas urlopu macierzyńskiego, ale niższy podczas rodzicielskiego. Dziewięć tygodni urlopu rodzicielskiego przysługujące wyłącznie każdemu z rodziców nie może zostać przeniesione na drugiego rodzica.

Jak wypełnić i złożyć dokument krok po kroku?

Przygotowanie dokumentacji możesz przeprowadzić w następującej kolejności:

  1. Ustal datę porodu i sprawdź, do którego dnia przypada 21. dzień na złożenie wniosku o wypłatę zasiłku w wariancie 81,5%.
  2. Przygotuj odpis skrócony aktu urodzenia dziecka albo jego kopię. Pracodawca może poprosić o okazanie oryginału. W szczególnych przypadkach potrzebny może być inny dokument, na przykład zaświadczenie o martwym urodzeniu.
  3. Ustal z drugim rodzicem, czy będzie korzystał z urlopu rodzicielskiego. Przy braku zamiaru korzystania z urlopu dołącz jego podpisane oświadczenie, jeśli wymaga tego sytuacja.
  4. Wypełnij wniosek, wpisując dokładne daty, rodzaj urlopu oraz informację, czy urlop rodzicielski ma rozpocząć się bezpośrednio po macierzyńskim.
  5. Złóż dokument pracodawcy w formie papierowej albo elektronicznej i zachowaj potwierdzenie przekazania, na przykład kopię z datą wpływu lub potwierdzenie wysłania wiadomości.

Urlop macierzyński po porodzie co do zasady rozpoczyna się w dniu porodu. Jeżeli wniosek dotyczy urlopu macierzyńskiego wykorzystywanego przed przewidywaną datą porodu, potrzebne jest zaświadczenie lekarskie wskazujące tę datę. Urlop macierzyński przy jednym dziecku wynosi 20 tygodni, a urlop rodzicielski przy jednym dziecku łącznie 41 tygodni dla obojga rodziców.

Jakich błędów nie popełniać?

Największe ryzyko wiąże się ze spóźnieniem wniosku o wypłatę zasiłku oraz z niespójnymi datami. Pomyłka może wymagać korekty dokumentacji przekazywanej do ZUS, w tym danych wykazywanych przez pracodawcę na druku Z-3.

Przed wysłaniem dokumentów sprawdź przede wszystkim:

  • czy data urodzenia dziecka jest zgodna z aktem urodzenia,
  • czy wskazany rodzaj urlopu odpowiada planowanemu okresowi opieki,
  • czy wszystkie daty rozpoczęcia i zakończenia urlopu są logiczne,
  • czy dołączono akt urodzenia i wymagane oświadczenie drugiego rodzica,
  • czy wniosek o wypłatę zasiłku w wariancie 81,5% został złożony w ciągu 21 dni od porodu.

Jeżeli sytuacja jest nietypowa, na przykład dotyczy adopcji, hospitalizacji matki lub dziecka albo podziału urlopu między rodziców, dokumenty mogą wymagać dodatkowych zaświadczeń. W takim przypadku najlepiej uzgodnić zakres dokumentacji z działem kadr lub ZUS przed złożeniem wniosku.

Końcowa kontrola dokumentów

Przed przekazaniem wniosku pracodawcy sprawdź:

  • Datę porodu wpisaną zgodnie z aktem urodzenia.
  • Zakres urlopu obejmujący macierzyński i rodzicielski, jeśli chcesz zawnioskować o oba okresy.
  • Akt urodzenia dołączony w wymaganej formie.
  • Oświadczenie drugiego rodzica podpisane i zgodne z ustalonym podziałem opieki.
  • Termin 21 dni zachowany, jeśli wybierasz uśredniony zasiłek 81,5%.

Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej ani informacji uzyskanej bezpośrednio w ZUS lub u pracodawcy.