Zaświadczenie o zarobkach powinno przedstawiać przeciętne miesięczne wynagrodzenie brutto z okresu wskazanego przez instytucję, najczęściej z 3–6 miesięcy. Uwzględnia się stałe składniki pensji, dodatki oraz wypłacone premie, ale nie świadczenia socjalne, zwroty kosztów ani świadczenia BHP. Nie ma jednego ustawowego wzoru, dlatego ostateczny zakres danych zależy od celu dokumentu.
Jak ustalić zakres zaświadczenia o zarobkach?
Przy wypełnianiu dokumentu należy przede wszystkim ustalić, kto będzie jego odbiorcą. Bank, sąd, urząd lub inna instytucja może wymagać własnego formularza oraz odmiennie definiować dochód. W zaświadczeniu trzeba podać dane zgodne z dokumentacją płacową, a podstawą wyliczeń powinno być wynagrodzenie brutto, nie kwota netto wypłacona pracownikowi.
Przepisy nie ustanawiają jednego uniwersalnego wzoru zaświadczenia o zatrudnieniu i zarobkach. Jako punkt odniesienia przy klasyfikowaniu poszczególnych wypłat można wykorzystać formularz GUS Z-03 i zakres składników wynagrodzeń stosowany w sprawozdawczości statystycznej. Nie oznacza to jednak, że każda instytucja będzie wymagała identycznego sposobu prezentacji danych.
Jakie składniki wynagrodzenia wliczyć?
W zaświadczeniu co do zasady wykazuje się składniki związane bezpośrednio ze stosunkiem pracy, które zostały wypłacone lub należne w analizowanym okresie. Zestawienie poniżej pokazuje typowy podział stosowany przy odwołaniu do standardu GUS Z-03:
| Składnik wynagrodzenia | Wliczać do zaświadczenia? | Komentarz |
|---|---|---|
| Wynagrodzenie zasadnicze | Tak | Obejmuje płacę ustaloną w systemie czasowym, akordowym lub prowizyjnym. |
| Dodatki za staż, kwalifikacje lub warunki pracy | Tak | Wykazuje się je jako składniki wynagrodzenia ze stosunku pracy. |
| Premie i nagrody regulaminowe lub uznaniowe | Tak | Należy uwzględnić faktycznie wypłacone kwoty, zgodnie z przyjętym okresem. |
| Wynagrodzenie za nadgodziny | Tak | Dotyczy wynagrodzenia oraz dodatków związanych z pracą w godzinach nadliczbowych. |
| Wynagrodzenie za urlop i chorobowe | Tak | Może obejmować także wynagrodzenie za przestój niezawiniony przez pracownika. |
| Nagrody jubileuszowe, odprawy emerytalne lub rentowe, ekwiwalent za urlop | Zwykle tak | Włączenie zależy od celu zaświadczenia i instrukcji instytucji przyjmującej dokument. |
| Świadczenia z ZFŚS i świadczenia urlopowe | Nie | Nie są wynagrodzeniem za pracę, lecz świadczeniami o charakterze socjalnym. |
| Diety i należności za podróż służbową | Nie | Stanowią zwrot kosztów lub świadczenia związane z podróżą służbową. |
| Ekwiwalenty BHP i za pranie odzieży roboczej | Nie | Nie zwiększają wynagrodzenia za pracę w rozumieniu tego zestawienia. |
| Zwrot kosztów używania własnych narzędzi lub samochodu | Nie | Jest rozliczeniem kosztów poniesionych przy wykonywaniu obowiązków. |
| Odprawy i odszkodowania z powodu likwidacji pracodawcy | Nie | Nie należy traktować ich jako stałego dochodu z pracy. |
Wątpliwości może budzić świadczenie dodatkowe, takie jak pakiet medyczny lub ubezpieczenie finansowane przez pracodawcę. Nie należy automatycznie wpisywać go do przeciętnego wynagrodzenia brutto. Trzeba sprawdzić, czy formularz instytucji pyta o świadczenia pozapłacowe albo o całkowity przychód pracownika.
Jak ująć premie kwartalne i roczne?
Premia nieregularna powinna zostać rozliczona w sposób, który odzwierciedla rzeczywiste wypłaty, a nie zakłada stałego miesięcznego dochodu, którego pracownik faktycznie nie otrzymuje. Najczęściej stosuje się średnią z okresu wymaganego przez odbiorcę dokumentu, na przykład z 3 albo 6 miesięcy.
Przy premii kwartalnej można uwzględnić wypłaconą kwotę w miesiącu wypłaty albo rozłożyć ją proporcjonalnie na miesiące, jeśli taki sposób wynika z instrukcji formularza. Premię roczną należy traktować podobnie. Jeżeli bank lub inna instytucja wymaga uśrednienia dochodu, kwotę można przypisać do okresu, którego dotyczy, zamiast przedstawiać ją jako stały miesięczny składnik.
Przed wystawieniem dokumentu należy ustalić:
- Jaki okres obejmuje zaświadczenie, na przykład 3, 6 lub 12 miesięcy.
- Czy instytucja wymaga średniej miesięcznej, czy wykazu wypłat w poszczególnych miesiącach.
- Czy premie uznaniowe i nagrody mają zostać pokazane osobno.
- Czy w treści trzeba wskazać, że średnia obejmuje składniki nieregularne.
Przy zmiennych dochodach warto dodać adnotację, na przykład „średnia zawiera premie uznaniowe” albo „w analizowanym okresie wypłacono premię kwartalną”. Taki opis ułatwia odbiorcy ocenę, czy wykazana kwota ma charakter stały, czy zależy od dodatkowych wypłat.
Druk banku ma pierwszeństwo przed ogólnym wzorem
Jeżeli pracownik przynosi formularz bankowy, należy wypełnić go zgodnie z instrukcją banku. Bank może przyjmować własną definicję dochodu, wymagać osobnego wskazania premii, świadczeń pozapłacowych, potrąceń albo średniej z konkretnego okresu. Ogólne zasady klasyfikowania składników wynagrodzenia nie zastępują wymagań zapisanych w tym formularzu.
Odstępstwo od instrukcji może spowodować odrzucenie dokumentu lub konieczność jego ponownego wystawienia. Jeżeli druk pyta o obciążenia wynagrodzenia, należy wykazać wymagane potrącenia, w tym potrącaną pożyczkę z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, o ile formularz obejmuje takie dane.
Co sprawdzić przed wydaniem dokumentu?
Przed przekazaniem zaświadczenia pracownikowi należy sprawdzić następujące elementy:
- Aktualność danych – uwzględnij ostatnią wypłatę i zmiany wynagrodzenia, które nastąpiły w analizowanym okresie.
- Zakres okresu – upewnij się, że średnia lub wykaz wypłat obejmuje dokładnie czas wymagany przez instytucję.
- Opis składników – sprawdź, czy premie, nagrody i inne nieregularne wypłaty zostały sklasyfikowane zgodnie z przeznaczeniem dokumentu.
- Podpis osoby uprawnionej – dokument powinien podpisać pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu.
- Pieczątka firmowa i data – jeśli wymaga ich formularz, umieść je w wyznaczonym miejscu.
- Czytelność dokumentu – zweryfikuj dane pracownika, kwoty, jednostki czasu i wszystkie adnotacje.
Najbezpieczniej wykazywać składniki na podstawie rzeczywistych danych płacowych, oddzielając wynagrodzenie za pracę od świadczeń socjalnych i zwrotów kosztów. W przypadku formularza bankowego decydujące znaczenie ma jego własna instrukcja, a nie ogólny wzór zaświadczenia.
