Świadczenie urlopowe to jednorazowy dodatek pieniężny dla pracownika, który korzysta z co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu wypoczynkowego. Nie jest obowiązkowe dla każdego pracodawcy. Wypłacają je firmy, które nie tworzą Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), o ile wcześniej zdecydowały się na taką formę wsparcia.
Czym jest świadczenie urlopowe?
Świadczenie urlopowe jest wypłatą związaną bezpośrednio z urlopem wypoczynkowym. Stanowi rozwiązanie przewidziane przede wszystkim dla pracodawców zatrudniających mniej niż 50 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, którzy nie tworzą ZFŚS.
Zasady wypłaty określa ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Pieniądze nie pochodzą z funduszu socjalnego, lecz ze środków pracodawcy. Wysokość świadczenia może być niższa od ustawowego limitu, ale nie powinna go przekraczać.
Komu przysługuje świadczenie urlopowe?
Prawo do świadczenia dotyczy pracownika pozostającego w stosunku pracy, który wykorzystuje urlop wypoczynkowy trwający co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Nie chodzi więc o 14 dni roboczych. Do tego okresu wliczają się soboty, niedziele i święta, choć nie zawsze są one dniami, za które pracodawca odlicza urlop z puli pracownika.
Najważniejsze warunki są następujące:
- Umowa o pracę – świadczenie nie przysługuje osobom wykonującym pracę na podstawie umowy zlecenia, umowy o dzieło ani innej umowy cywilnoprawnej.
- 14 kolejnych dni kalendarzowych – urlop musi obejmować nieprzerwany okres wymagany przez przepisy.
- Wypłata w firmie – pracodawca musi wcześniej przyjąć zasadę wypłacania świadczenia.
- Brak kryterium socjalnego – sytuacja rodzinna, materialna i życiowa pracownika nie wpływa na samo prawo do świadczenia ani na jego wysokość.
Świadczenie wypłaca się raz w roku. Pracodawca powinien przekazać je najpóźniej w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu obejmującego wymagane 14 dni. Urlop może być bieżący albo zaległy, o ile spełnia warunek ciągłości i długości.
Czy pracodawca musi wypłacić świadczenie?
Nie. Świadczenie urlopowe ma charakter dobrowolny. Pracodawca zatrudniający mniej niż 50 osób w przeliczeniu na pełne etaty może nie tworzyć ZFŚS i jednocześnie zrezygnować z wypłat. W takiej sytuacji powinien jednak poinformować pracowników o swojej decyzji w pierwszym miesiącu danego roku, najpóźniej do końca stycznia.
Forma informacji zależy od organizacji zakładu pracy. Może to być zapis w regulaminie wynagradzania, zmiana układu zbiorowego, zarządzenie wewnętrzne, wiadomość e-mail albo ogłoszenie przekazane pracownikom w przyjęty sposób.
Pracodawca, który chce zrezygnować ze świadczenia, powinien:
- podjąć decyzję o nietworzeniu funduszu i niewypłacaniu świadczenia,
- ująć ją w odpowiednim dokumencie wewnętrznym, jeżeli wymaga tego organizacja zakładu pracy,
- poinformować wszystkich pracowników w pierwszym miesiącu roku, najpóźniej do 31 stycznia.
Jeżeli pracodawca przyjął zasadę wypłacania świadczenia, pracownik spełniający ustawowe warunki może domagać się jego wypłaty. Nie składa odrębnego wniosku o przyznanie pieniędzy, choć musi oczywiście złożyć wniosek urlopowy zgodnie z zasadami obowiązującymi w firmie.
Ile wynosi świadczenie urlopowe w 2025 roku?
W 2025 roku podstawą obliczeń jest przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej w drugim półroczu 2024 roku, wynoszące 7262,39 zł. Maksymalna kwota świadczenia zależy od rodzaju pracy i wymiaru etatu. Przy pełnym etacie wynosi do 37,5% tej podstawy przy pracy w normalnych warunkach oraz do 50% przy pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze.
| Wymiar etatu | Warunki pracy normalne | Warunki pracy szczególne |
|---|---|---|
| Pełny etat | 2723,40 zł | 3631,20 zł |
| 3/4 etatu | 2042,55 zł | 2723,40 zł |
| 1/2 etatu | 1361,70 zł | 1815,60 zł |
| 1/4 etatu | 680,85 zł | 907,80 zł |
Dla pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze świadczenie ustala się proporcjonalnie do etatu. Pracodawca może wypłacić mniej, ponieważ przepisy określają maksymalną, a nie minimalną kwotę. Świadczenie jest przychodem ze stosunku pracy, dlatego podlega opodatkowaniu PIT. Do wysokości ustawowego limitu nie stanowi natomiast podstawy wymiaru składek ZUS.
Świadczenie urlopowe a wczasy pod gruszą
Te pojęcia oznaczają różne formy wsparcia. Najważniejsze różnice przedstawiają się następująco:
- Źródło finansowania – świadczenie urlopowe jest wypłacane ze środków pracodawcy, a wczasy pod gruszą z ZFŚS.
- Warunek urlopu – świadczenie urlopowe wymaga 14 kolejnych dni kalendarzowych urlopu, natomiast regulamin funduszu może określać inne zasady dopłaty do wypoczynku.
- Kryterium socjalne – przy świadczeniu urlopowym nie ocenia się sytuacji materialnej pracownika, a przy świadczeniach z ZFŚS trzeba uwzględniać kryterium socjalne.
- Wysokość – limit świadczenia urlopowego wynika z odpisu podstawowego na ZFŚS, natomiast wysokość dopłaty z funduszu zależy od regulaminu i środków zgromadzonych w ZFŚS.
Dla pracownika najważniejsze jest zatem ustalenie, czy firma wypłaca świadczenie urlopowe, jaki wymiar urlopu jest wymagany oraz czy urlop obejmuje 14 kolejnych dni kalendarzowych.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani kadrowej. W przypadku nietypowej sytuacji warto sprawdzić aktualne przepisy lub skonsultować się ze specjalistą.
