Praca zdalna to wykonywanie obowiązków całkowicie lub częściowo poza zakładem pracy, w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą, na przykład w domu. Od 7 kwietnia 2023 roku jest stałą instytucją Kodeksu pracy i zastąpiła telepracę.
Czym jest praca zdalna w świetle prawa?
Praca zdalna może mieć charakter całkowity, gdy pracownik wykonuje wszystkie obowiązki poza siedzibą firmy, albo hybrydowy, gdy część dni pracuje w domu, a część w zakładzie pracy. Miejsce wykonywania obowiązków musi zostać wskazane przez pracownika i zaakceptowane przez pracodawcę.
Podstawę prawną stanowi Ustawa z dnia 1 grudnia 2022 r. o zmianie ustawy – Kodeks pracy oraz niektórych innych ustaw (Dz. U. z 2023 r. poz. 240). Wprowadziła ona do Kodeksu pracy przepisy o pracy zdalnej, jednocześnie uchylając regulacje dotyczące telepracy. „Telepraca” jest więc określeniem wcześniejszej formy organizacji pracy, a aktualnym terminem prawnym jest „praca zdalna”.
Jak ustalić pracę zdalną i kto ma pierwszeństwo?
Praca zdalna może zostać uzgodniona już przy zawieraniu umowy o pracę albo w trakcie zatrudnienia, jako zmiana dotychczasowych warunków pracy. Zasady jej wykonywania określa się zwykle w porozumieniu ze związkiem zawodowym albo w regulaminie pracodawcy. Jeżeli takie dokumenty nie obowiązują, praca zdalna może zostać ustalona na podstawie wniosku pracownika i uzgodnienia z pracodawcą.
Pracodawca co do zasady nie musi zgodzić się na zwykły wniosek o pracę zdalną. Inaczej jest w przypadku określonych grup pracowników. Ich wniosek powinien zostać uwzględniony, chyba że praca zdalna nie jest możliwa ze względu na rodzaj pracy albo organizację pracy. W takiej sytuacji pracodawca musi podać przyczynę odmowy.
Do grup, których wniosek ma dla pracodawcy charakter wiążący, należą:
- pracownica w ciąży,
- pracownik wychowujący dziecko do ukończenia przez nie 4. roku życia,
- pracownik opiekujący się członkiem najbliższej rodziny lub inną osobą ze wspólnego gospodarstwa domowego posiadającą orzeczenie o niepełnosprawności albo o znacznym stopniu niepełnosprawności,
- pracownik będący rodzicem dziecka z określonymi potrzebami zdrowotnymi, edukacyjnymi lub rozwojowymi wskazanymi w przepisach.
W szczególnych okolicznościach pracodawca może także polecić pracę zdalną, na przykład gdy z powodu pożaru lub zalania czasowo nie może zapewnić bezpiecznych warunków w dotychczasowym miejscu pracy. Jest to wyjątek od zasady, że praca zdalna wymaga uzgodnienia stron.
Praca zdalna standardowa a okazjonalna
Praca zdalna okazjonalna jest uproszczoną formą wykonywania obowiązków poza zakładem pracy. Może z niej skorzystać każdy pracownik, ale tylko po złożeniu wniosku, który nie wiąże pracodawcy. Jej wymiar nie może przekroczyć 24 dni w roku kalendarzowym.
Najważniejsze różnice między obiema formami przedstawia tabela:
| Kryterium | Praca zdalna standardowa | Praca zdalna okazjonalna |
|---|---|---|
| Wymiar | Może być całkowita albo częściowa, zgodnie z ustaleniami stron. | Maksymalnie 24 dni w roku kalendarzowym. |
| Wniosek pracownika | Zwykły wniosek nie zawsze musi zostać uwzględniony. Wyjątek dotyczy określonych grup pracowników. | Wniosek nie jest wiążący dla pracodawcy, który może odmówić. |
| Narzędzia i koszty | Pracodawca zapewnia narzędzia oraz pokrywa określone koszty pracy zdalnej. | Nie ma obowiązku zapewnienia narzędzi ani pokrywania kosztów na zasadach właściwych dla standardowej pracy zdalnej. |
| Regulamin i formalności | Zasady pracy zdalnej określa się w porozumieniu, regulaminie albo indywidualnych ustaleniach. | Nie wymaga wprowadzenia regulaminu pracy zdalnej ani zmiany miejsca pracy określonego w umowie. |
Praca okazjonalna nie oznacza całkowitego zwolnienia pracodawcy z obowiązków. Nadal trzeba przestrzegać zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, ochrony danych oraz ustalić sposób kontroli wykonywania obowiązków.
Jakie obowiązki ma pracodawca wobec pracownika zdalnego?
W przypadku standardowej pracy zdalnej pracodawca zachowuje większość obowiązków związanych z organizacją pracy, nawet jeśli pracownik wykonuje ją w domu. Obejmują one przede wszystkim:
- Zapewnienie narzędzi i materiałów – pracodawca przekazuje sprzęt oraz urządzenia techniczne niezbędne do wykonywania obowiązków.
- Pokrycie kosztów – obejmuje ono niezbędne koszty energii elektrycznej i usług telekomunikacyjnych, a także instalacji, serwisu, eksploatacji i konserwacji sprzętu.
- Rozliczenie prywatnego sprzętu – jeżeli strony uzgodnią korzystanie z urządzeń pracownika, może mu przysługiwać ekwiwalent pieniężny ustalony z pracodawcą.
- Szkolenia i pomoc techniczna – pracodawca zapewnia pracownikowi niezbędne szkolenia oraz wsparcie w obsłudze narzędzi.
- Bezpieczeństwo i higiena pracy – przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracodawca przygotowuje ocenę ryzyka zawodowego i przekazuje informacje o bezpiecznej organizacji stanowiska.
Pracownik również odpowiada za właściwe przygotowanie stanowiska w domu zgodnie z przekazanymi zasadami. Przepisy BHP stosuje się do pracy zdalnej z określonymi wyjątkami dotyczącymi między innymi pomieszczeń mieszkalnych, urządzeń sanitarnych czy zapewnienia pierwszej pomocy na miejscu.
Praca zdalna jest formalnym sposobem organizacji pracy, a nie tylko zgodą na okazjonalne wykonywanie obowiązków z domu. Przed złożeniem wniosku warto sprawdzić regulamin obowiązujący u pracodawcy oraz ustalenia dotyczące kosztów, sprzętu i kontroli pracy. W razie sporu dotyczącego odmowy lub warunków pracy pomocne może być zapoznanie się z Kodeksem pracy albo konsultacja ze specjalistą prawa pracy.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W konkretnej sprawie należy uwzględnić aktualne przepisy oraz regulacje obowiązujące u danego pracodawcy.
