Zaświadczenie o zarobkach wypełnia pracodawca, a nie pracownik. Dokument przygotowuje dział kadr, księgowość albo inna upoważniona osoba na podstawie ewidencji zatrudnienia i wypłat. Pracownik składa wniosek oraz wskazuje instytucję, dla której potrzebuje zaświadczenia.
Jak uzyskać zaświadczenie o zarobkach?
Najpierw sprawdź, czy bank, urząd lub ośrodek pomocy społecznej udostępnił własny formularz. Wzory mogą się różnić, dlatego pracodawca powinien wypełnić dokument zgodnie z wymaganiami konkretnej instytucji.
Procedura zwykle przebiega w następujących krokach:
- Pracownik składa wniosek ustnie albo pisemnie i wskazuje cel wydania dokumentu.
- Dział kadr lub księgowość sprawdza dane w dokumentacji pracowniczej i systemie płacowym.
- Pracodawca wpisuje wymagane informacje, a następnie podpisuje zaświadczenie.
- Pracownik odbiera dokument i przekazuje go instytucji, która go zażądała.
We wniosku lub wiadomości do kadr warto podać:
- dane pracownika, w tym imię, nazwisko i numer identyfikacyjny, jeśli wymaga go formularz;
- okres zatrudnienia oraz rodzaj umowy;
- okres, z którego mają zostać wykazane zarobki, na przykład ostatnie 3 albo 6 miesięcy;
- nazwę instytucji i cel, w jakim zaświadczenie zostanie wykorzystane.
Jak wypełnić poszczególne pola formularza?
Każdą rubrykę należy uzupełnić na podstawie aktualnych danych kadrowo-płacowych. Nie należy samodzielnie szacować wynagrodzenia ani zastępować wymaganej kwoty inną wartością.
| Pole w formularzu | Co wpisać | Na co uważać |
|---|---|---|
| Dane pracodawcy | Pełną nazwę firmy, adres oraz dane identyfikacyjne wymagane przez formularz. | Dane powinny odpowiadać aktualnym danym firmy. |
| Dane pracownika | Imię, nazwisko, adres i inne dane wskazane we wzorze. | Należy sprawdzić pisownię oraz zgodność danych z dokumentacją pracowniczą. |
| Okres zatrudnienia | Datę rozpoczęcia pracy, a w razie potrzeby także datę zakończenia umowy. | Nie należy mylić okresu zatrudnienia z okresem, za który oblicza się zarobki. |
| Rodzaj umowy | Na przykład umowę o pracę, umowę zlecenia albo umowę o dzieło, jeśli formularz tego wymaga. | Forma zatrudnienia może mieć znaczenie dla instytucji oceniającej dochód. |
| Wynagrodzenie brutto | Kwotę przed odliczeniem składek i podatku. | Kwota brutto nie jest kwotą wypłacaną pracownikowi na konto. |
| Wynagrodzenie netto | Kwotę faktycznie wypłaconą po potrąceniu składek, podatku i innych obciążeń. | Należy podać ją tylko wtedy, gdy wymaga tego formularz lub instytucja. |
| Okres rozliczeniowy | Zakres miesięcy, z którego obliczono dochód, na przykład średnią z 3 lub 6 miesięcy. | Trzeba jasno wskazać, czy podana kwota jest miesięczna, łączna czy średnia. |
| Potrącenia i dodatki | Premie, dodatki, nagrody oraz potrącenia, jeżeli formularz przewiduje takie pola. | Należy stosować zasady wskazane przez instytucję, ponieważ różne formularze mogą różnie traktować składniki wynagrodzenia. |
Brutto oznacza wynagrodzenie przed potrąceniami, natomiast netto – kwotę po ich odliczeniu. Jeżeli formularz nie określa, którą wartość należy wpisać, pracodawca powinien skontaktować się z instytucją żądającą dokumentu, zamiast wybierać kwotę według własnego uznania.
Na co uważać przed wydaniem dokumentu?
Przed przekazaniem zaświadczenia trzeba sprawdzić zarówno dane merytoryczne, jak i wymogi formalne. Lista kontrolna powinna obejmować:
- Poprawność danych osobowych pracownika i pracodawcy.
- Zgodność kwot z ewidencją płacową oraz wskazanym okresem.
- Aktualną datę wystawienia dokumentu.
- Czytelny podpis osoby upoważnionej do reprezentowania pracodawcy.
- Pieczątkę firmy, jeżeli wymaga jej formularz lub instytucja.
Brak podpisu, nieaktualny okres albo pominięcie informacji o dodatkach może spowodować odrzucenie dokumentu i konieczność wystawienia go ponownie. W przypadku nietypowych składników wynagrodzenia, takich jak premie uznaniowe, świadczenia albo nieregularne dodatki, dane powinien zweryfikować dział kadr lub księgowość.
Nie wolno wpisywać danych niezgodnych ze stanem faktycznym. Poświadczenie nieprawdy w dokumencie może wiązać się z odpowiedzialnością prawną osoby, która go wystawiła lub podpisała. Pracodawca powinien opierać się na dokumentacji płacowej, a pracownik nie powinien samodzielnie poprawiać ani uzupełniać zaświadczenia wystawionego przez firmę.
Podstawą przetwarzania danych potrzebnych do przygotowania dokumentu mogą być przepisy Kodeksu pracy oraz art. 6 ust. 1 lit. c RODO, gdy dane są niezbędne do realizacji obowiązku prawnego. Zakres informacji powinien jednak odpowiadać celowi zaświadczenia i wymaganiom instytucji.
Najważniejsza zasada jest prosta: pracownik składa wniosek, natomiast pracodawca sprawdza dane, wypełnia formularz i potwierdza go podpisem. Dzięki temu zaświadczenie o zarobkach pozostaje zgodne z dokumentacją kadrowo-płacową i wymaganiami odbiorcy.
