RMUA to potoczna nazwa dokumentu ZUS IMIR, czyli Informacji Miesięcznej i Rocznej dla osoby ubezpieczonej. Generuje się go na podstawie danych z wcześniej przygotowanych i złożonych dokumentów rozliczeniowych, przede wszystkim ZUS RCA dołączonych do deklaracji ZUS DRA. Nie tworzy się go od zera ani nie wypełnia ręcznie, jeśli dane są już zapisane w systemie.
Czym jest ZUS IMIR?
ZUS IMIR zastąpił stosowaną wcześniej nazwę ZUS RMUA. Dokument pokazuje ubezpieczonemu między innymi podstawę wymiaru składek, kwoty składek społecznych i zdrowotnych, informacje o przerwach w ubezpieczeniu oraz wypłaconych świadczeniach.
Za przygotowanie i przekazanie informacji odpowiada płatnik składek, czyli najczęściej pracodawca albo zleceniodawca. Raport może mieć formę papierową lub elektroniczną. W drugim przypadku potrzebna jest zgoda pracownika na przekazywanie dokumentów w tej formie.
Jak wygenerować ZUS IMIR w PUE ZUS i Płatniku?
PUE ZUS
Dokładne nazwy pozycji mogą się zmieniać wraz z aktualizacjami portalu, ale podstawowa ścieżka wygląda następująco:
- Zaloguj się do PUE ZUS jako płatnik składek.
- Przejdź do Panelu Płatnika.
- Otwórz sekcję Informacje dla ubezpieczonych lub pozycję dotyczącą informacji miesięcznych i rocznych.
- Wybierz pracownika oraz miesiąc albo rok, za który ma powstać dokument.
- Wygeneruj informację i pobierz ją w dostępnej formie, zwykle jako plik PDF.
PUE ZUS korzysta z danych rozliczeniowych zapisanych po stronie ZUS. Jeżeli deklaracje za wybrany okres nie zostały jeszcze złożone albo przetworzone, raport może nie być dostępny.
Program Płatnik
W programie Płatnik przed wygenerowaniem dokumentu trzeba sprawdzić, czy lokalna baza zawiera aktualną replikę danych z ZUS. Następnie wykonaj poniższe czynności:
- Wybierz Narzędzia, a następnie Twórz dokumenty.
- Kliknij Informacje dla osoby ubezpieczonej.
- Wskaż pracownika lub grupę pracowników.
- Wybierz informację miesięczną albo roczną oraz określ miesiąc i rok.
- Zatwierdź wybór, a następnie wydrukuj dokument lub zapisz go w formie elektronicznej.
Alternatywna ścieżka prowadzi przez Kartotekę ubezpieczonych. Po zaznaczeniu osoby wybierz z menu Operacje opcję Twórz informację dla osoby ubezpieczonej.
Generowanie IMIR w systemach kadrowo-płacowych
W systemach komercyjnych raport zwykle znajduje się w module Kadry i Płace, Deklaracje ZUS albo na kartotece pracownika. Przed wydrukiem trzeba wskazać okres, a w niektórych programach także użyć funkcji Przelicz.
| Program | Miejsce w menu | Główna zaleta |
|---|---|---|
| enova365 | Kartoteka pracownika, nowy dokument ZUS IMIR | Wybór informacji miesięcznej lub rocznej i seryjne przygotowanie dokumentów |
| Symfonia R2Płatnik | Raporty, Informacja miesięczna dla osoby ubezpieczonej | Wydruk dla wielu pracowników oraz wysyłka e-mail |
| Comarch ERP Optima | Kadry, Wydruki płacowe, ZUS IMIR | Raport roczny albo dokument za wybrane miesiące |
| wFirma | Start, Podatki, Roczne deklaracje pracowników | Generowanie PDF oraz publikacja w panelu ePracownik |
| Gratyfikant GT | Deklaracje, Deklaracje ZUS, Inne deklaracje, Raport RMUA | Wybór pracownika i okresu oraz zapis wyliczonego raportu |
Ogólny schemat pracy w systemie ERP wygląda tak:
- Otwórz moduł kadrowo-płacowy albo deklaracje ZUS.
- Wybierz pracownika lub zaznacz grupę osób.
- Wskaż raport miesięczny albo roczny i określ okres rozliczeniowy.
- Przelicz dokument, jeśli program wymaga tej operacji.
- Zatwierdź informację, wydrukuj ją, zapisz jako PDF albo wyślij pracownikowi.
Na przykład w enova365 po utworzeniu dokumentu ZUS IMIR należy wskazać miesiąc lub rok, uzupełnić datę i użyć przycisku Przelicz. W Gratyfikancie GT wybiera się raport RMUA w module deklaracji ZUS, pracownika i okres, a następnie zatwierdza wyliczony dokument.
Terminy, forma przekazania i poprawianie błędów
Roczną informację za poprzedni rok płatnik przekazuje ubezpieczonemu do 28 lutego następnego roku. Jeżeli pracodawca przekazuje dane miesięcznie, informacja roczna może być potrzebna tylko na żądanie pracownika. Pracownik może też poprosić o informację za konkretny okres, gdy dane są już dostępne w rozliczeniach.
Ważne: błąd w ZUS IMIR zwykle wynika z nieprawidłowych danych w raporcie imiennym, na przykład ZUS RCA lub ZUS RSA. Najpierw trzeba skorygować dokument rozliczeniowy i przekazać korektę do ZUS, a dopiero potem ponownie wygenerować IMIR.
Przed wysłaniem dokumentu pracownikowi sprawdź:
- czy wybrano właściwego pracownika i okres rozliczeniowy,
- czy dane osobowe oraz identyfikatory są poprawne,
- czy kwoty składek zgadzają się z zatwierdzonymi raportami ZUS,
- czy pracownik wyraził zgodę na przekazywanie dokumentu elektronicznie,
- czy dokument został zatwierdzony, podpisany lub uwierzytelniony zgodnie z procedurą firmy.
Najkrótsza ścieżka zależy od używanego narzędzia: w PUE ZUS wybierz panel płatnika i informacje dla ubezpieczonych, w Płatniku przejdź do narzędzi tworzenia dokumentów, a w systemie kadrowo-płacowym otwórz moduł deklaracji ZUS i przelicz IMIR za wybrany okres.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku wątpliwości dotyczących obowiązków płatnika składek należy sprawdzić aktualne przepisy lub skonsultować się ze specjalistą.
