Prośbę o zwolnienie z pracy na kilka godzin najlepiej złożyć na piśmie lub e-mailem. Wniosek powinien wskazywać konkretną datę, godziny nieobecności oraz sposób odpracowania czasu, jeśli pracodawca wyrazi na to zgodę.
Czy musisz napisać prośbę o zwolnienie na godziny?
Tzw. zwolnienie prywatne nie wynika automatycznie z Kodeksu pracy. Możliwość wyjścia z pracy zależy od zgody pracodawcy, przełożonego albo zasad zapisanych w regulaminie pracy. Samo poinformowanie, że musisz opuścić stanowisko, nie oznacza jeszcze uzyskania zgody.
Nie ma jednego ustawowego formularza takiego wniosku. Forma pisemna lub e-mailowa jest jednak bezpieczniejsza, ponieważ pozwala potwierdzić ustalenia dotyczące terminu, liczby godzin i ewentualnego odpracowania.
Co powinien zawierać wniosek?
W piśmie umieść informacje, które pozwolą przełożonemu szybko ocenić prośbę:
- miejscowość i datę sporządzenia wniosku,
- imię, nazwisko i stanowisko pracownika,
- dane przełożonego lub działu kadr,
- konkretną datę oraz godziny planowanej nieobecności,
- krótkie uzasadnienie, jeśli chcesz je podać,
- propozycję odpracowania nieobecności, jeżeli jest to możliwe,
- podpis pracownika albo imię i nazwisko w przypadku wiadomości e-mail.
Nie musisz szczegółowo opisywać prywatnej sprawy. Wystarczy ogólne określenie, na przykład „ważna sprawa osobista”. Najważniejsze są precyzyjne ramy czasowe i jasna deklaracja dotycząca organizacji pracy.
Wzór prośby o zwolnienie z pracy na godziny
Poniższy wzór możesz skopiować i uzupełnić własnymi danymi:
[Miejscowość], [data]
[Imię i nazwisko pracownika]
[Stanowisko]
[Dział]Do
[Imię i nazwisko przełożonego lub nazwa działu kadr]Prośba o zwolnienie z pracy na godziny
Zwracam się z uprzejmą prośbą o wyrażenie zgody na zwolnienie mnie z obowiązku świadczenia pracy w dniu [data] w godzinach od [godzina] do [godzina] z powodu ważnej sprawy osobistej.
Proszę o zgodę na odpracowanie [liczba] godzin w terminie [proponowany termin] / Nie przewiduję możliwości odpracowania tego czasu.
Proszę o akceptację mojego wniosku.
[Podpis]
Jeśli wysyłasz prośbę e-mailem, zachowaj wiadomość oraz odpowiedź przełożonego. W temacie możesz wpisać: „Prośba o zwolnienie z pracy w dniu [data]”.
Jak zwiększyć szansę na zgodę pracodawcy?
O akceptację łatwiej, gdy prośba nie utrudni organizacji pracy. Pomagają następujące zasady:
- złóż wniosek z możliwie dużym wyprzedzeniem,
- podaj dokładne godziny wyjścia i planowanego powrotu,
- zaproponuj konkretny termin odpracowania nieobecności,
- sprawdź, czy w firmie obowiązuje formularz albo procedura dotycząca wyjść prywatnych,
- wyślij wiadomość kanałem przyjętym w organizacji, na przykład e-mailem lub przez system kadrowy.
Najważniejsze jest uzyskanie zgody przed opuszczeniem pracy. Ustne ustalenie może wystarczyć w codziennej komunikacji, ale potwierdzenie go na piśmie lepiej chroni obie strony.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje indywidualnej porady prawnej.
