Masz prawo otrzymać świadectwo pracy. Na podstawie art. 97 Kodeksu pracy dokument wydaje pracodawca po ustaniu zatrudnienia. Jeśli firma nadal działa, składasz wniosek bezpośrednio do niej. Gdy została zlikwidowana, najpierw ustalasz przechowawcę akt, a następnie prosisz o uwierzytelnioną kopię zachowanej dokumentacji.
Jak napisać wniosek do pracodawcy?
Pismo nie musi mieć skomplikowanej formy. Powinno jednoznacznie wskazywać, kto składa wniosek, jakiego zatrudnienia dotyczy oraz gdzie ma zostać przesłane świadectwo pracy. Możesz złożyć je osobiście, wysłać pocztą albo przekazać pracodawcy w formie elektronicznej, jeśli pozwala na to sposób potwierdzenia tożsamości i odbioru dokumentu.
Wniosek przygotuj według następujących kroków:
- Wpisz miejscowość i datę sporządzenia pisma.
- Podaj swoje imię, nazwisko, adres do korespondencji i PESEL. Jeśli podczas zatrudnienia nosiłeś inne nazwisko, również je wskaż.
- Wpisz pełną nazwę i adres pracodawcy.
- Podaj dokładny okres zatrudnienia oraz, jeśli pamiętasz, zajmowane stanowisko.
- Napisz, że wnosisz o wydanie świadectwa pracy i wskaż sposób jego odbioru, na przykład przesłanie pocztą.
- Podpisz pismo i zachowaj dowód jego złożenia lub nadania.
W treści możesz powołać się na art. 97 Kodeksu pracy. Aktualny wzór urzędowy wskazuje także możliwość złożenia wniosku o wydanie świadectwa dotyczącego poprzedniego okresu zatrudnienia albo wszystkich okresów, za które dokument nie został dotychczas wydany. Pracodawca powinien wydać świadectwo pracy niezwłocznie po ustaniu zatrudnienia, a w przypadkach określonych w przepisach wniosek pracownika może dotyczyć także wcześniejszego okresu.
Przykładowa treść może wyglądać tak:
„Zwracam się z wnioskiem o wydanie świadectwa pracy dotyczącego mojego zatrudnienia w firmie [pełna nazwa pracodawcy] w okresie od [data] do [data]. Proszę o przesłanie dokumentu na adres [adres do korespondencji].”
Nie musisz korzystać z pomocy prawnika. Najważniejsza jest zgodność danych z dokumentacją kadrową, zwłaszcza nazwiska używanego w czasie pracy i dat zatrudnienia.
Co zrobić, gdy firma została zlikwidowana?
Po likwidacji, upadłości albo przekształceniu przedsiębiorstwa dokumentacja pracownicza powinna zostać przekazana przechowawcy akt osobowych i płacowych. Może nim być wyspecjalizowane archiwum, następca prawny, likwidator albo syndyk. Archiwum nie wystawia nowego świadectwa, ponieważ nie jest pracodawcą. Może natomiast wydać kopię dokumentu znajdującego się w przechowywanych aktach.
Postępuj w następującej kolejności:
- Sprawdź pełną nazwę dawnego pracodawcy, jego adres, miejscowość, okres zatrudnienia i ewentualną nazwę zakładu lub wydziału.
- Poszukaj przechowawcy w ogólnopolskiej bazie miejsc przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej prowadzonej przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
- Jeśli nie znajdziesz informacji, skontaktuj się z ZUS albo archiwum państwowym właściwym dla siedziby dawnej firmy.
- Gdy ustalisz adres przechowawcy, wyślij podanie o wydanie uwierzytelnionej kopii dokumentacji.
- W podaniu poproś konkretnie o kopię świadectwa pracy, a jeśli nie ma go w aktach, także o kopie innych dokumentów potwierdzających zatrudnienie.
W języku potocznym często mówi się o „duplikacie świadectwa pracy”, ale przepisy nie posługują się taką instytucją. Właściwe określenia to kopia albo uwierzytelniona kopia dokumentacji. Przechowawca może poświadczyć kopię zachowanego dokumentu, lecz nie może stworzyć nowego świadectwa pracy.
W podaniu do archiwum wskaż także cel, na przykład ustalenie stażu ubezpieczeniowego lub prawa do emerytury. Przechowawca może poinformować o opłacie za wykonanie kopii. Jeżeli dokumentacji nie uda się odnaleźć, w sprawach dotyczących ustalenia okresu pracy można zwrócić się do ZUS i przedstawić inne dowody, w tym zeznania świadków. Świadkowie mogą potwierdzić fakt i okres zatrudnienia, ale co do zasady nie potwierdzą wysokości wynagrodzenia.
Co powinien zawierać wniosek?
Przed wysłaniem pisma sprawdź, czy znajdują się w nim wszystkie informacje potrzebne do identyfikacji pracownika i dawnego zatrudnienia:
- Twoje dane – imię, nazwisko, adres do korespondencji i PESEL.
- Poprzednie nazwisko – jeśli w okresie zatrudnienia używałeś innego nazwiska.
- Dane pracodawcy – pełna nazwa firmy, adres i ewentualna nazwa zakładu lub wydziału.
- Okres zatrudnienia – dokładna data rozpoczęcia i zakończenia pracy.
- Zakres żądania – kopia świadectwa pracy albo innych dokumentów z akt osobowych i płacowych.
- Cel oraz sposób odbioru – na przykład przesłanie dokumentu na wskazany adres.
- Podpis – własnoręczny albo złożony w formie dopuszczalnej przy wysyłce elektronicznej.
Im dokładniej opiszesz dawne zatrudnienie, tym łatwiej będzie odnaleźć właściwą teczkę. Nie przesyłaj kopii dowodu osobistego, chyba że adresat wyraźnie wymaga jej do potwierdzenia tożsamości.
Na co uważać?
Najczęstsze błędy w takich pismach są proste do usunięcia:
- Żądanie „duplikatu” od archiwum zamiast kopii lub odpisu zachowanej dokumentacji.
- Pominięcie nazwiska używanego w okresie zatrudnienia.
- Podanie wyłącznie nazwy branży albo potocznej nazwy zakładu bez pełnej nazwy i adresu.
- Brak dokładnych dat zatrudnienia lub wskazanie kilku okresów bez ich rozdzielenia.
- Wysłanie pisma do przypadkowego archiwum bez wcześniejszego sprawdzenia przechowawcy.
- Brak adresu do korespondencji albo podpisu.
Jeżeli pracodawca nadal istnieje, kieruj wniosek do niego, a nie do archiwum. Jeżeli firma została zamknięta, najpierw ustal miejsce przechowywania akt. Gdy w dokumentacji znajduje się świadectwo, otrzymasz jego uwierzytelnioną kopię. Jeśli akta się nie zachowały, dalszą drogę ustal z ZUS, korzystając z dostępnych dowodów zatrudnienia.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi porady prawnej. W przypadku sporu z pracodawcą lub problemów z ustaleniem dokumentacji skonsultuj sprawę z właściwą instytucją albo specjalistą prawa pracy.
