Termin zaplanowanego urlopu można zmienić, ale sposób postępowania zależy od przyczyny. Przy chorobie lub innej usprawiedliwionej nieobecności pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop. W przypadku powodów osobistych potrzebny jest umotywowany wniosek i zgoda pracodawcy.
Kiedy pracodawca musi, a kiedy może przesunąć urlop?
Zasady przesuwania urlopu wypoczynkowego określa Kodeks pracy. Wniosek pracownika może dotyczyć ważnych przyczyn, ale nie daje automatycznie prawa do zmiany terminu. Pracodawca ocenia przedstawione uzasadnienie i może zgodzić się na nowy termin albo odmówić.
Inaczej jest wtedy, gdy pracownik nie może rozpocząć urlopu z powodu usprawiedliwionej nieobecności. W takich sytuacjach art. 165 Kodeksu pracy nakłada na pracodawcę obowiązek przesunięcia urlopu na późniejszy termin. Dotyczy to w szczególności:
- czasowej niezdolności do pracy wskutek choroby – pracownik nie może rozpocząć urlopu w ustalonym terminie;
- odosobnienia w związku z chorobą zakaźną;
- powołania na ćwiczenia wojskowe lub przeszkolenie wojskowe;
- stawienia się do pełnienia terytorialnej służby wojskowej rotacyjnie przez okres do 3 miesięcy;
- urlopu macierzyńskiego.
Jeżeli powodem są ważne przyczyny osobiste, zastosowanie ma art. 164 Kodeksu pracy. Przepis nie tworzy zamkniętej listy takich powodów. Może chodzić na przykład o nagłe zdarzenie rodzinne, zmianę terminu istotnego wydarzenia lub inne okoliczności, których nie można było racjonalnie przewidzieć przy ustalaniu urlopu. W takim przypadku przesunięcie wymaga porozumienia z pracodawcą.
Pracodawca może również wystąpić o zmianę terminu z powodu swoich szczególnych potrzeb, jeżeli nieobecność pracownika spowodowałaby poważne zakłócenia toku pracy. Nie oznacza to jednak, że każda trudność organizacyjna wystarczy do jednostronnej zmiany ustaleń.
Co powinien zawierać wniosek o zmianę terminu urlopu?
Pismo powinno być krótkie, konkretne i umożliwiać pracodawcy szybkie podjęcie decyzji. W dokumencie umieść:
- miejscowość i datę sporządzenia wniosku;
- dane pracownika oraz pracodawcy lub osoby, do której kierujesz pismo;
- dotychczasowy termin urlopu;
- proponowany nowy termin urlopu;
- uzasadnienie prośby, szczególnie gdy zmiana wynika z przyczyn osobistych;
- podpis pracownika.
Jeżeli przyczyną jest choroba albo inna usprawiedliwiona nieobecność, dołącz dokument potwierdzający tę okoliczność, jeśli pracodawca go wymaga w ramach obowiązującej procedury. Przy zwykłej prośbie o zmianę terminu opisz powód rzeczowo, bez ujawniania szczegółów, które nie są potrzebne do rozpatrzenia wniosku.
Wzór prośby o przesunięcie urlopu
Poniższy wzór możesz skopiować i uzupełnić. Jeśli przesunięcie wynika z choroby lub innej przesłanki wskazanej w art. 165 Kodeksu pracy, zmień treść uzasadnienia tak, aby odpowiadała rzeczywistej sytuacji.
[Miejscowość], [data]
[Imię i nazwisko pracownika]
[Stanowisko]
[Komórka organizacyjna, jeśli dotyczy]
Do:
[Nazwa pracodawcy]
[Imię i nazwisko osoby uprawnionej, jeśli jest znane]
Wniosek o przesunięcie terminu urlopu wypoczynkowego
Zwracam się z prośbą o przesunięcie zaplanowanego urlopu wypoczynkowego z terminu [dotychczasowy termin] na termin [proponowany nowy termin].
Prośbę uzasadniam [krótkie, konkretne wskazanie przyczyny, na przykład nagłym zdarzeniem rodzinnym, zmianą terminu wcześniej zaplanowanego wydarzenia lub inną ważną okolicznością].
Proszę o rozpatrzenie wniosku i potwierdzenie uzgodnienia nowego terminu urlopu.
[podpis pracownika]
Jak postępować po złożeniu wniosku?
Aby zwiększyć szansę na uzgodnienie zmiany, zastosuj następujące kroki:
- Złóż wniosek jak najwcześniej, najlepiej przed rozpoczęciem urlopu. Pracodawca może potrzebować czasu na organizację zastępstwa i zmianę planu pracy.
- Opisz przyczynę konkretnie. Ogólne stwierdzenie, że „zmieniły się plany”, zwykle daje pracodawcy mniej podstaw do pozytywnej oceny prośby.
- Zaproponuj realny nowy termin i pozostaw gotowość do rozmowy, jeśli wskazane daty kolidują z potrzebami zakładu pracy.
- Nie rozpoczynaj urlopu w innym terminie bez potwierdzenia uzgodnienia. Sama wiadomość z prośbą nie oznacza jeszcze zgody pracodawcy.
Jeżeli pracodawca odmówi, przy zmianie urlopu z powodów osobistych taka decyzja jest co do zasady możliwa, ponieważ art. 164 Kodeksu pracy pozwala na przesunięcie, ale nie nakazuje go w każdej sytuacji. Inaczej należy oceniać przypadki objęte art. 165, w których wystąpiła usprawiedliwiona nieobecność uniemożliwiająca rozpoczęcie urlopu.
Najważniejsze jest szybkie zgłoszenie sprawy, jasne uzasadnienie i uzyskanie wyraźnego potwierdzenia nowego terminu. Przy zwykłej prośbie o przesunięcie urlopu decyzja zależy od porozumienia z pracodawcą, natomiast przy chorobie lub innej ustawowej przesłance pracodawca ma obowiązek przesunąć urlop.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W przypadku sporu z pracodawcą warto skonsultować sytuację ze specjalistą prawa pracy.
