Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej – wzór

Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej to dziś obowiązkowy, osobny dokument wydawany razem ze świadectwem pracy dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. Musi ona wskazywać okres przechowywania dokumentacji pracowniczej, termin jej odbioru oraz konsekwencje nieodebrania akt – w tym ich zniszczenie. Coraz częściej pełni także funkcję uzupełniającą wobec klauzuli informacyjnej RODO, porządkując zasady przetwarzania danych osobowych w dokumentacji kadrowej. W artykule znajdziesz omówienie wymogów z art. 94(6) Kodeksu pracy, kontekst ochrony danych osobowych oraz praktyczny wzór, który możesz od razu dopasować do swojej firmy.

Kiedy informacja o przechowywaniu dokumentacji jest wymagana?

Obowiązek wydania informacji wprowadziła ustawa z 10 stycznia 2018 r. o skróceniu okresu przechowywania akt pracowniczych, która zmieniła Kodeks pracy i dodała do niego art. 94(6). Od 1 stycznia 2019 r. pracodawca, przy każdym rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, musi wraz ze świadectwem pracy przekazać pracownikowi informację o przechowywaniu dokumentacji w formie papierowej lub elektronicznej.

Obowiązek dotyczy przede wszystkim pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r., czyli tych, dla których ustawowo przewidziano 10‑letni okres przechowywania akt. Zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, pracownicy zatrudnieni przed 1 stycznia 2019 r. co do zasady nie otrzymują takiej informacji, chyba że zastosowano wobec nich procedurę skrócenia okresu przechowywania.

Szczególną grupę stanowią pracownicy zatrudnieni w latach 01.01.1999–31.12.2018, za których pracodawca złożył do ZUS oświadczenie ZUS OSW oraz raport informacyjny ZUS RIA. Dla tych osób okres przechowywania może zostać skrócony do 10 lat od końca roku złożenia raportu, a informację o przechowywaniu akt dołącza się do kopii raportu.

W praktyce część pracodawców decyduje się również na przekazanie pracownikowi tej informacji (lub jej skróconej, aktualizowanej wersji) już na etapie zatrudnienia albo w trakcie trwania stosunku pracy – np. przy zmianie systemu kadrowo‑płacowego, outsourcowaniu archiwum lub wdrożeniu nowych procedur archiwizacyjnych. Nie zastępuje to obowiązku z art. 94(6) K.p. przy rozwiązaniu umowy, ale pozwala wcześniej uporządkować kwestie informacyjne i ujednolicić komunikację w zakresie ochrony danych osobowych.

Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej musi być wydana jednocześnie ze świadectwem pracy – ustawowy obowiązek informacyjny nie może zostać dopełniony w późniejszym terminie.

Jakie okresy przechowywania dokumentacji pracowniczej obowiązują?

Do końca 2018 r. okres przechowywania dokumentacji pracowniczej 50 lat dotyczył co do zasady wszystkich pracowników. Po zmianach powstał system zróżnicowanych okresów, zależnych od daty zatrudnienia oraz złożenia dokumentów do ZUS. Dla kadrowca oznacza to konieczność nie tylko prawidłowego przechowywania, lecz także precyzyjnego policzenia końcowej daty archiwizacji.

Dla pracowników zatrudnionych po 31 grudnia 2018 r. obowiązuje okres przechowywania dokumentacji pracowniczej 10 lat, liczony od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł. W przypadku osób zatrudnionych między 1 stycznia 1999 r. a 31 grudnia 2018 r. podstawowy okres nadal wynosi 50 lat, chyba że pracodawca złoży wspomniane dokumenty ZUS i skorzysta z możliwości skrócenia tego okresu.

Warto pamiętać, że wewnątrz szeroko rozumianej dokumentacji pracowniczej funkcjonują także inne, odrębne okresy wynikające z przepisów szczególnych. Dokumentacja płacowa i podatkowa (np. listy płac, informacje PIT, dokumenty rozliczeniowe) musi być co do zasady przechowywana przez okres co najmniej 5 lat z uwagi na regulacje podatkowe i ubezpieczeniowe. Dokumentacja BHP i wypadkowa – w tym karty szkolenia wstępnego i okresowego, protokoły powypadkowe czy dokumentacja dotycząca chorób zawodowych – podlega archiwizacji przez okres co najmniej 10 lat, a przy pracy w szczególnych warunkach lub w kontakcie z czynnikami szkodliwymi dla zdrowia okresy te mogą zostać wydłużone na podstawie przepisów branżowych.

Na gruncie nowych regulacji 10‑letni okres obejmuje nie tylko akta osobowe, lecz także dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, w szczególności dokumentację czasu pracy. W praktyce należy więc przyjąć, że w tym samym horyzoncie czasowym przechowywane są nie tylko karty ewidencji czasu pracy, ale również wnioski urlopowe, wnioski o zwolnienia od pracy oraz dokumenty dotyczące innych nieobecności.

Informacja przekazywana pracownikowi opisuje także jego prawo odbioru dokumentacji po okresie przechowywania. Ustawodawca przyznał na to miesięczny termin odbioru dokumentacji, liczony do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu archiwizacji. Po tym czasie powstaje po stronie pracodawcy obowiązek zniszczenia dokumentacji po terminie odbioru w sposób uniemożliwiający jej odtworzenie.

RODO a informacja o przechowywaniu dokumentacji

Informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej ma również istotne znaczenie z punktu widzenia ochrony danych osobowych. Powinna ona pozostawać w pełnej zgodności z klauzulą informacyjną RODO przekazywaną pracownikowi przy zatrudnieniu oraz z polityką prywatności obowiązującą w firmie. Rozbieżności co do wskazanych tam okresów przechowywania lub celów przetwarzania mogą zostać zakwestionowane przez Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO).

W praktyce warto, aby dokument – oprócz określenia terminów archiwizacji – wprost wskazywał cele przetwarzania danych (np. realizacja obowiązków wynikających z prawa pracy, przepisów podatkowych i ubezpieczeniowych, obrona przed roszczeniami), podstawy prawne (art. 6 ust. 1 lit. c i f RODO w zw. z przepisami krajowymi) oraz prawa przysługujące pracownikowi. Należą do nich w szczególności: prawo dostępu do danych, prawo uzyskania kopii dokumentacji, prawo żądania sprostowania (poprawienia) danych, a w określonych sytuacjach – również prawo do ograniczenia przetwarzania.

Dobrą praktyką jest odwołanie się w informacji do szerszej klauzuli RODO (np. poprzez wskazanie, gdzie jest ona dostępna: w regulaminie pracy, w intranecie, na stronie internetowej), przy jednoczesnym podaniu w samym dokumencie najbardziej istotnych z punktu widzenia pracownika danych: okresu przechowywania, sposobu przetwarzania i trybu realizacji praw.

Co musi zawierać informacja o przechowywaniu dokumentacji?

Ustawodawca nie wprowadził urzędowego wzoru. Brak jednego ściśle określonego schematu dokumentu daje pracodawcy pewną swobodę redakcyjną, ale treść musi odzwierciedlać wymogi art. 94(6) Kodeksu pracy. Dokument powinien być konkretny, odnosić się do indywidualnego pracownika i jasno wskazywać terminy. Jednocześnie warto zadbać, aby jego brzmienie było spójne z pozostałymi dokumentami kadrowymi (umową o pracę, regulaminem pracy, regulaminem wynagradzania) oraz z przyjętym w firmie nazewnictwem stanowisk, działów i jednostek organizacyjnych.

Jakie dane identyfikacyjne ująć?

Na początku warto zamieścić elementy ułatwiające identyfikację sprawy. W praktyce stosuje się następujące dane: miejscowość i miejsce i datę podpisania dokumentu, dane firmy w informacji (pełna nazwa pracodawcy, adres, opcjonalnie NIP), a także dane pracownika w informacji – imię i nazwisko, stanowisko, ewentualnie numer ewidencyjny lub numer teczki osobowej. Dzięki temu późniejsze powiązanie informacji z konkretnymi aktami osobowymi jest bezproblemowe.

Coraz częściej dokument uzupełnia się również o metadane organizacyjne, takie jak numer procedury wewnętrznej, numer wersji dokumentu, data wejścia w życie danej wersji czy wskazanie komórki odpowiedzialnej (np. Dział Kadr i Płac). Pozwala to łatwo wykazać, według jakich zasad pracodawca działał w danym okresie, a także kontrolować aktualność wzoru w kontekście zmieniających się przepisów.

Jak opisać okres przechowywania i termin odbioru?

Najważniejsza część dokumentu opisuje obowiązek przechowywania dokumentacji 10 lat po rozwiązaniu albo dłużej, jeśli wynika to z przepisów szczególnych. W treści trzeba wskazać konkretną datę końcową przechowywania – np. „do dnia 31 grudnia 2034 r.” – a następnie przedział, w którym pracownik może odebrać akta, odwołując się do miesięcznego terminu odbioru dokumentacji.

Jeśli w firmie występują przypadki szczególne – jak praca w warunkach szczególnych, narażenie na czynniki szkodliwe, liczne postępowania sądowe lub administracyjne – warto dodać wyraźne zastrzeżenie, że okres przechowywania może ulec wydłużeniu w zakresie wymaganym przez przepisy szczególne lub niezbędnym dla dochodzenia bądź obrony przed roszczeniami. Pozwoli to uniknąć zarzutu przedwczesnego zniszczenia dokumentacji albo niezgodności z RODO w zakresie zasady ograniczenia przechowywania.

Równie istotny jest opis skutków braku odbioru. W informacji nie może zabraknąć zapisu, że po bezskutecznym upływie terminu pracodawca zrealizuje obowiązek zniszczenia dokumentacji po terminie odbioru w sposób trwały, uniemożliwiający jej odtworzenie. Taki zapis zabezpiecza interes pracodawcy i pokazuje, że pracownik został o wszystkim jasno poinformowany.

Określenie formy, miejsca i sposobu przechowywania

W nowoczesnych organizacjach dokumentacja pracownicza jest często przechowywana w formie mieszanej – część w archiwum papierowym, część w systemach elektronicznych (tzw. e‑teczki). Dlatego dobrą praktyką jest precyzyjne wskazanie w informacji, w jakiej formie przechowywane są akta danego pracownika oraz gdzie fizycznie lub systemowo się znajdują.

W treści dokumentu można wskazać adres archiwum (dla dokumentów papierowych) albo nazwę konkretnego systemu informatycznego używanego do prowadzenia dokumentacji kadrowej. Dane te powinny być spójne z wewnętrzną instrukcją kancelaryjną oraz polityką bezpieczeństwa informacji, co ułatwia późniejsze audyty – zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne (np. UODO, PIP).

Warto również krótko odnieść się do sposobu zabezpieczenia dokumentacji, np. poprzez wskazanie, że dokumenty papierowe przechowywane są w zamykanych szafach lub wydzielonych pomieszczeniach z ograniczonym dostępem, a dostęp do systemów kadrowych posiadają wyłącznie upoważnieni pracownicy działu kadr i płac. Tego rodzaju zapis – nawet ogólny – wzmacnia transparentność wobec pracownika w zakresie bezpieczeństwa jego danych osobowych.

W jakiej formie i jakim podpisem opatrzyć dokument?

Informacja może mieć formę dokumentu papierowego albo zostać przekazana w formie dokumentu elektronicznego. W wersji papierowej powinna zawierać podpis osoby upoważnionej do składania oświadczeń w imieniu pracodawcy. Dla dokumentu elektronicznego znaczenie ma, aby został on sporządzony w trwałym formacie (w praktyce często stosuje się format PDF kopii elektronicznej) i podpisany kwalifikowanym podpisem elektronicznym, zgodnie z wewnętrznymi procedurami firmy.

Coraz częściej w stopce dokumentu umieszcza się również dane osoby kontaktowej w sprawach kadrowych – imię i nazwisko, stanowisko, nazwę działu, adres e‑mail lub numer telefonu. Ułatwia to byłemu pracownikowi skorzystanie z przysługujących mu praw (np. złożenie wniosku o kopię akt) i jednocześnie porządkuje obieg informacji wewnątrz organizacji.

Informacja o okresie przechowywania dokumentacji nie może być częścią świadectwa pracy – przepisy wymagają, aby była to osobna kartka lub osobny plik elektroniczny dołączany do świadectwa.

Informacja o przechowywaniu dokumentacji – wzór

Jak zbudować dokument, który spełnia wymogi prawa i jednocześnie jest zrozumiały dla pracownika? Najbezpieczniej oprzeć się na prostym, trzyczęściowym układzie: wstęp z podstawą prawną, wyliczenie okresu przechowywania i terminu odbioru oraz informacja o zniszczeniu akt w razie ich nieodebrania. Całość powinna mieścić się na jednej stronie.

Przykładowy nagłówek dokumentu może wyglądać następująco: „Informacja o obowiązkach pracodawcy dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej oraz prawach pracownika z tym związanych”. Taka nazwa jasno komunikuje, czego dotyczy pismo, a jednocześnie nawiązuje do treści obowiązku informacyjnego z art. 94(6) K.p.. Można w niej również zaznaczyć, że pismo uzupełnia klauzulę RODO, np. poprzez dopisek „oraz o zasadach przetwarzania danych osobowych w dokumentacji pracowniczej”.

We właściwej części merytorycznej warto użyć krótkich punktów. Każdy z nich opisuje inny element: najpierw okres przechowywania dokumentacji pracowniczej 10 lat z konkretną datą końcową, potem termin odbioru akt – z dokładnym wskazaniem od kiedy do kiedy – i na końcu informacja o zniszczeniu dokumentów po upływie tego terminu. Można też dodać osobny punkt poświęcony prawom pracownika na gruncie RODO oraz trybowi złożenia wniosku o wgląd lub kopię dokumentacji. Ważne, by wszystkie daty były już policzone i zrozumiałe dla pracownika, bez konieczności samodzielnego analizowania przepisów.

Dobry wzór informacji o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej zawiera pełne daty (dzień, miesiąc, rok), a nie tylko ogólne okresy typu „10 lat od zakończenia stosunku pracy”.

Przykładowo można sformułować treść tak, by była maksymalnie jasna: wskazać dzień rozwiązania stosunku pracy, dzień, do którego dokumentacja będzie przechowywana, oraz konkretny miesiąc, w którym pracownik może zgłosić się po jej odbiór. Dzięki temu obie strony zmniejszają ryzyko sporów co do terminów, zwłaszcza gdy upłynie wiele lat.

Jak dokumentować wydanie informacji i kopii dokumentacji?

Obok obowiązku przekazania informacji o okresie przechowywania akt ustawodawca przewidział również prawo żądania kopii dokumentacji. Pracownik może zawnioskować o wydanie kopii całości lub części akt zarówno w trakcie zatrudnienia, jak i po jego zakończeniu, niezależnie od tego, czy upłynął już okres archiwizacji.

Jak wygląda prawo pracownika do kopii dokumentacji?

Żądanie przyjmuje formę wniosku o wydanie kopii dokumentacji. Po jego otrzymaniu pracodawca ma termin wydania kopii 30 dni na przygotowanie dokumentów. Jeśli dokumentacja jest prowadzona w formie papierowej, wydaje się kopie opatrzone podpisem pracodawcy (lub osoby upoważnionej) poświadczającym zgodność z oryginałem. W przypadku dokumentacji elektronicznej przekazuje się odwzorowanie cyfrowe, zwykle w formacie PDF, oznaczone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Sam wniosek powinien zostać dołączony do akt osobowych pracownika – odpowiednio do części B lub C – tak aby w przyszłości było jasne, kiedy i na jakiej podstawie wydano kopie. Dzięki temu pełna historia przetwarzania dokumentacji pozostaje w jednym miejscu.

W treści informacji o przechowywaniu dokumentacji można przy okazji precyzyjnie wskazać procedurę wnioskowania o wgląd lub kopię: dopuszczalne kanały komunikacji (np. wniosek papierowy złożony w dziale kadr, e‑mail na wskazany adres, formularz w systemie HR), wymagane dane identyfikacyjne, a także orientacyjne terminy lub godziny obsługi wniosków. Uporządkowanie tej kwestii na piśmie znacząco ułatwia obsługę byłych pracowników, zwłaszcza gdy od rozwiązania stosunku pracy upłynęło już wiele lat.

Jak zabezpieczyć się dowodowo po stronie pracodawcy?

Pracodawca realizujący obowiązek wydania informacji do świadectwa pracy często chce mieć dowód, że przekazał ją właściwej osobie i we właściwym czasie. W praktyce stosuje się kilka prostych rozwiązań: adnotację na kopii informacji przechowywanej w aktach („otrzymałem dnia…” wraz z podpisem pracownika), wpis w rejestrze wydanych świadectw pracy lub dołączenie potwierdzenia odbioru przesyłki pocztowej, jeśli dokument wysyłano.

Ważne jest również, aby pracodawca jasno określił, kto ma prawo podpisywać dokument (np. dyrektor personalny, członek zarządu, kierownik działu kadr). Taka osoba staje się w praktyce osobą kontaktową w sprawach kadrowych dla byłych pracowników, którzy po wielu latach chcą wyjaśnić kwestie związane z przechowywaniem akt czy ich odbiorem. Dane tej osoby warto konsekwentnie powielać we wszystkich wzorach pism, tak aby zachować pełną spójność nazewnictwa i kompetencji z regulaminem pracy, umowami o pracę oraz zarządzeniami wewnętrznymi.

Prawidłowo sporządzona i przekazana informacja o przechowywaniu dokumentacji pracowniczej zmniejsza ryzyko sporów i ułatwia obsługę wniosków byłych pracowników nawet po upływie wielu lat.