Liczbę ubezpieczonych do ZUS IWA ustala się jako średnią arytmetyczną liczby osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu w poszczególnych miesiącach roku. Sumę miesięcznych wartości dzielisz przez 12, a wynik zaokrąglasz do pełnej liczby: końcówkę 0,5 lub wyższą w górę, a niższą niż 0,5 w dół.
Czym jest liczba ubezpieczonych w ZUS IWA?
Nie jest to stan zatrudnienia z jednego dnia ani liczba wszystkich osób współpracujących z firmą. Liczą się osoby, które w danym miesiącu podlegały ubezpieczeniu wypadkowemu choćby przez jeden dzień. Wynik wpisywany do ZUS IWA jest wskaźnikiem średniorocznym i wpływa na ustalenie stopy procentowej składki wypadkowej przez ZUS.
W standardowej sytuacji, gdy płatnik prowadził działalność przez cały rok, należy uwzględnić 12 miesięcy. Szczególne przypadki, takie jak rozpoczęcie działalności w trakcie roku, wymagają sprawdzenia, za ile miesięcy płatnik był zgłoszony do ubezpieczenia wypadkowego.
Jak obliczyć średnią liczbę ubezpieczonych?
Postępuj według następującego algorytmu:
- Ustal liczbę osób w każdym miesiącu – uwzględnij osoby podlegające ubezpieczeniu wypadkowemu co najmniej przez jeden dzień.
- Dodaj wartości miesięczne – każdą osobę policz tylko raz w danym miesiącu, nawet jeśli podlegała ubezpieczeniu z dwóch tytułów.
- Podziel sumę – przy pełnym roku podziel ją przez 12, a w szczególnym przypadku przez liczbę miesięcy uwzględnianych zgodnie z zasadami ZUS.
- Zaokrąglij wynik do jedności – 0,5 i więcej zaokrąglasz w górę, a mniej niż 0,5 w dół.
Wzór wygląda następująco:
średnia liczba ubezpieczonych = suma osób z poszczególnych miesięcy ÷ liczba uwzględnianych miesięcy
Przykład obliczenia
Firma wykazała w kolejnych miesiącach następującą liczbę osób podlegających ubezpieczeniu wypadkowemu:
10 + 10 + 11 + 11 + 12 + 12 + 13 + 13 + 14 + 14 + 15 + 15 = 150
Następnie obliczasz średnią:
150 ÷ 12 = 12,5
Końcówka wynosi dokładnie 0,5, dlatego wynik zaokrąglasz w górę. Liczba ubezpieczonych do ZUS IWA wynosi 13.
Kogo wliczać do średniej?
Decydujący jest faktyczny status osoby w ubezpieczeniu wypadkowym w danym miesiącu, a nie sam rodzaj umowy ani fakt wypłaty wynagrodzenia.
| Osoba lub sytuacja | Czy wliczać? | Dlaczego? |
|---|---|---|
| Pracownik na chorobowym lub świadczeniu rehabilitacyjnym | Tak | Nadal podlega ubezpieczeniu wypadkowemu. |
| Pracownik bez wypłaty za miesiąc, ale pozostający w zatrudnieniu | Tak | Brak wypłaty lub zerowy raport nie oznacza ustania ubezpieczenia. |
| Zleceniobiorca podlegający ubezpieczeniu wypadkowemu | Tak | Wlicza się go, jeśli podlegał temu ubezpieczeniu choćby przez jeden dzień. |
| Osoba prowadząca działalność gospodarczą | Tak, jeśli płatnik zgłosił ją do ubezpieczenia wypadkowego | Liczą się wszystkie osoby zgłoszone przez danego płatnika. |
| Pracownik na urlopie bezpłatnym przez cały miesiąc | Nie | Przez cały miesiąc nie podlega ubezpieczeniu wypadkowemu. |
| Pracownik na urlopie wychowawczym przez cały miesiąc | Nie | Podlega innym ubezpieczeniom, ale nie ubezpieczeniu wypadkowemu. |
| Osoba pobierająca przez cały miesiąc zasiłek macierzyński | Nie | W tym okresie nie podlega ubezpieczeniu wypadkowemu. |
| Osoba zgłoszona wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego | Nie | Nie jest objęta ubezpieczeniem wypadkowym. |
Jeżeli jedna osoba w tym samym miesiącu zmieniła tytuł ubezpieczenia, na przykład przeszła z umowy zlecenia na umowę o pracę, nadal liczysz ją jako jedną osobę. Nie należy też wliczać osoby, za którą rozliczono składki po ustaniu tytułu do ubezpieczeń, jeśli w danym miesiącu nie podlegała ubezpieczeniu wypadkowemu ani przez jeden dzień.
Kiedy trzeba złożyć ZUS IWA?
Obowiązek złożenia formularza powstaje wtedy, gdy płatnik spełnia łącznie trzy warunki:
- Był zgłoszony jako płatnik składek na ubezpieczenie wypadkowe nieprzerwanie od 1 stycznia do 31 grudnia roku, którego dotyczy informacja, oraz co najmniej przez jeden dzień w styczniu następnego roku.
- Zgłaszał do ubezpieczenia wypadkowego średnio co najmniej 10 osób.
- Był wpisany do rejestru REGON na dzień 31 grudnia roku, za który składa informację.
Jeżeli firma rozpoczęła działalność w trakcie roku, sam fakt zgłaszania co najmniej 10 osób nie wystarcza do powstania obowiązku złożenia IWA za ten rok. Istotne jest także nieprzerwane zgłoszenie płatnika w wymaganym okresie.
Co sprawdzić przed wysyłką?
Przed przekazaniem formularza ZUS IWA sprawdź:
- czy każdą osobę policzyłeś tylko raz w danym miesiącu,
- czy pominąłeś osoby na całomiesięcznych urlopach bezpłatnych i wychowawczych oraz pobierające przez cały miesiąc zasiłek macierzyński,
- czy uwzględniłeś osoby na chorobowym i świadczeniu rehabilitacyjnym,
- czy wynik zaokrągliłeś do jedności zgodnie z zasadą 0,5 w górę,
- czy zachowałeś termin złożenia informacji, co do zasady do 31 stycznia, oraz potwierdzenie wysyłki.
Najbezpieczniej oprzeć obliczenia na dokumentach zgłoszeniowych i raportach ZUS, a nie wyłącznie na aktualnej liście pracowników. Wątpliwości dotyczące zleceniobiorców, kilku tytułów ubezpieczenia albo okresów po ustaniu zatrudnienia warto zweryfikować z księgowym, doradcą lub ZUS.
