Zespół powypadkowy ma 14 dni na sporządzenie protokołu powypadkowego, licząc od dnia, w którym pracodawca uzyskał zawiadomienie o wypadku przy pracy. Termin jest ustawowy i dotyczy dokumentu ustalającego okoliczności oraz przyczyny zdarzenia.

Od kiedy liczy się 14 dni?

Bieg terminu rozpoczyna się w dniu uzyskania przez pracodawcę informacji o wypadku. Za sporządzenie dokumentu odpowiada zespół powypadkowy wyznaczony przez pracodawcę. Po zakończeniu postępowania protokół zatwierdza pracodawca.

Zespół powinien zebrać wyjaśnienia poszkodowanego, przesłuchać świadków, przeanalizować dokumentację medyczną oraz ustalić przebieg i przyczyny zdarzenia. Rzetelne prowadzenie dokumentacji BHP ma znaczenie także wtedy, gdy zdarzenie ostatecznie nie zostanie zakwalifikowane jako wypadek przy pracy.

Co w przypadku przekroczenia terminu?

14 dni nie można przedłużać dowolnie. Jeżeli zespół powypadkowy nie może zakończyć pracy w tym czasie z powodu uzasadnionych przeszkód, opóźnienie może być dopuszczalne, ale jego przyczynę trzeba wskazać w treści protokołu.

Za obiektywną przeszkodę mogą być uznane na przykład trudności z uzyskaniem wyjaśnień od świadka albo brak niezbędnej dokumentacji medycznej. Sama zwłoka organizacyjna lub brak należytej staranności nie uzasadniają pominięcia tego wymogu. Przy przekroczeniu terminu protokół powinien wskazywać konkretną przyczynę oraz okoliczności, które uniemożliwiły jego sporządzenie w terminie.

W praktyce przy opóźnieniu należy udokumentować działania podejmowane przez zespół, w szczególności próby skontaktowania się ze świadkami i pozyskania potrzebnych materiałów:

  • Przyczyna opóźnienia – powinna zostać opisana bezpośrednio w protokole.
  • Charakter przeszkody – musi wynikać z okoliczności niezależnych lub obiektywnie utrudniających postępowanie.
  • Podjęte czynności – dokumentacja powinna pokazywać, jakie działania wykonał zespół powypadkowy.
  • Rzetelność ustaleń – pośpiech nie może prowadzić do pominięcia dowodów istotnych dla sprawy.

Ile czasu ma poszkodowany na zgłoszenie uwag?

14-dniowy termin dotyczy sporządzenia protokołu przez zespół powypadkowy, a nie zgłaszania uwag przez poszkodowanego. Przepisy nie określają sztywnego terminu, w którym pracownik musi przedstawić zastrzeżenia do treści dokumentu.

Brak konkretnego terminu na uwagi nie zwalnia zespołu z obowiązku zapoznania poszkodowanego z protokołem przed jego zatwierdzeniem i zapewnienia mu realnej możliwości przedstawienia stanowiska.

Poszkodowany może zgłosić uwagi i zastrzeżenia do ustaleń zawartych w protokole. Nie należy więc utożsamiać ustawowych 14 dni na pracę zespołu z czasem przeznaczonym na zapoznanie pracownika z dokumentem i zgłoszenie przez niego uwag.